新益为5S咨询公司概述：随着计算机技术在我国的不断发展，设备自动化、办公电脑化成为目前工作的主流。但是在电脑办公中，由于办公文档管理不合理导致工作效率降低、重要文件流失的案例不在少数。由此，我们可将广泛运用于企业的5S管理运用到办公文档管理中，提高办公效率。

办公文档5S管理

5S管理起源于日本，是国际上较流行的一种先进的企业现场生产管理方法，其目的是保证企业能够以最高效最节约的方式生产。将其运用到办公文档的管理中，能够提高办公人员的工作效率，分析办公中遇到的问题，造成效率低下的原因，制定防治对策显得尤为重要。5S管理应用到办公电脑的文件管理具有一定的现实意义。

一、办公文档5S管理之整理

把有用与无用的文件分开，再把硬盘中不需要的文件清理掉。

1、把有用的文件包括最近正在使用的软件，以及自已制作的文档、图片、视频录像等等；

2、把无用的文件识别出来并删除，其中不太好分辨的如确定不用的文件，不确定有什么用处的文件，均直接删除，在5S管理中有一个重要的原则就是没有标识的产品是不合格产品以垃圾处理。既然不知道是干什么的，就毫不犹豫地删除。

二、办公文档5S管理之整顿

把需要的文件定量定位，以便用最快的速度取得所需，在最有效的规则习惯和最简捷的流程下完成工作。其要点是文件存放要有固定的盘符和区域以便于寻找，存放区域要科学合理，文件存放达到目视化，存放不同文件的区域采用不同的文件名加以区别。即先把软件和资料分开，一般把软件存放在D盘，资料存放在E、F盘。

1、对软件进行分类。安装文件确定后存放在软件的文件夹，安装以后的文件，默认安装以后的文件存放在Program文件里，按软件的用途一般分办公软件和系统软件；

2、对文档资料分类。分类原则按照时间和空间进行，便于寻找和以后处理失效的文件。一个文件夹存放50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。

三、办公文档5S管理之清扫

将电脑保持在无垃圾文件、系统干净、桌面整洁的状态。

1、发挥快捷方式的便利。访问比较频繁的文件或文件夹，可以右击选择“创建快捷方式到桌面”即可省去大量寻址的时间，又可避免系统崩溃对文件的危害；

2、及时处理电脑系统因运行而产生的垃圾文件。清理垃圾文件可以借助一些辅助工具，如360安全卫士、优化大师等。

四、办公文档5S管理之清洁

将我的电脑（计算机）中的文件经过整理、整顿、清扫三个环节后，就感觉电脑中的文件井然有序，一目了然。建立完善的结构规范化地命名周期性地归档，这样可以避免寻找文件浪费时间，大大提高工作效率。在使用中要养成良好的习惯，使你电脑里的文件始终保持有条理，有秩序。

1、下载软件时，要放在策划好的分类里，并给软件起一个能够识别的名字；

2、安装软件时，要安装在合适的位置，并且记住这个位置。卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

五、办公文档5S管理之素养

素养是比清洁更高的要求，其目的是要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效有序的工作作风，这就是素质的提高。