5S管理如何运用在高校人事档案中呢？新益为5S管理咨询公司概述：5S管理是起源于日本的一种优秀的内部管理方法，其理论与方法在众多企业已得到广泛的应用与拓展。将5S管理方法融入高校人事档案管理工作中，可以使人事档案管理手段变得具体生动，改善档案管理工作环境，减少失误，避免不必要的浪费，提高档案的安全性，提高管理人员的工作积极性和工作效率，使得高校人事管理工作提到提升。

5S管理咨询

一、5S管理的具体含义

5S管理指的是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke），因为五个单词的第一个字母是“S”，所以统称为5S。

5S管理－整理：区分物品的用途，去除多余的东西

5S管理－整顿：将物品放在不同的区域，清楚地标记以便于取用

5S管理－清扫：清除垃圾和污染物，防止污染

5S管理－清洁：制定清洁环境标准，形成体系

5S管理－素养：养成良好习惯，提升个人修养

二、高校人事档案管理现状及实施5S管理的必要性

人事档案的管理有一定的标准和程序定性工作也是一个动态的过程，资料不断更新和增加，档案管理是一项繁琐而复杂的工作。

在管理过程中，档案资料未及时归档，工作现场堆积了许多未分类的档案资料，过期或无用的档案资料未及时清除，缺少一些必要的资料；仓库乱七八糟，工作环境杂乱无章，整理已完成和未整理的物料混杂在一起，很难找到；由于材料不完整，提供的信息不准确。导致搜索时间长、浪费时间、工作效率低、工作人员工作量大、工作情绪低落。

那么如何找到改进档案管理工作的方法，激发档案管理员的工作积极性，确保档案资料归档及时、安全有效、取放方便、寻找快捷。找出档案管理工作中急需解决的问题。管理者在环境优化中也注重自身素质的提高，自觉维护和巩固良好的环境，有效减少工作失误，更有效地提高工作效率。

三、5S管理在人事档案管理中的实施

1、正确区分已使用和未使用的物品并释放空间

人事档案管理工作场所分为三类：一是存放档案的档案柜和档案盒；二是档案资料的收集、处理和整理的办公场所；三是存储在计算机中的电子文档。通过制定不需要的物品的标准和处置方法，将大量过时的、未使用的、重复性的材料、工具等从工作场所彻底清除，腾出大量空间。

2、建立清晰明了的标识体系

为提高工作效率，保证环境安全，方便查找，建立了清晰明了的标识制度，统一清晰地标识了档案工作的各个领域。

3、建立定期档案收集整理制度

档案材料具有时效性，必须及时准确地收集归档。通过制定收料清单，明确收料日期和备案材料明细，使每位员工都能及时、准确地上交材料，大大缩短了材料收集周期，提高了准确率收，避免了无用材料交上来有用的材料却没上交的现象，减少了工作人员的工作量。

4、文件放置位置固定，取放方便

按照5S管理整顿中“方便拿出，容易放回”的原则，除建立标识制度外，所有常用物品必须在指定位置的档案放置透明、档案以通透易取的形式放置，加快工作速度，减少搜索时间，并确保文件的重置。

5、营造宽敞明亮的工作环境

档案馆的工作环境应满足档案存放的要求，如温度、湿度、防火、防盗、防尘、防潮、防霉等，同时还要适合工作的工作心理的人员。所以要改造环境，比如增加采光，改用明色度的窗帘，改善通风条件，重新粉刷墙壁，安装温湿度计等。总之，目的是让管理者感到舒适、宽敞、明亮。

6、建立严格的清洁制度

除了硬件改进和布局调整外，严格的清洁制度也是必不可少的。5S管理中的清洁清扫，不仅是指频繁的清洁，更要形成一个制度。因此，建立岗位责任制，确保工作整洁、干净。

将5S管理纳入人事档案管理，起到了规范人事档案工作流程、改善工作环境、提高档案安全、减少浪费、提高工作效率的作用，从而起到更好地推广。5S管理工作的实施是一项长期、艰巨、细致的工作，需要领导重视。全员参与需要通过制定激励措施、制定相应的指导文件、培训宣传、监督检查等方式落实。

5S管理如何运用在高校人事档案中呢？以上就是新益为5S管理咨询公司的相关介绍，做好企业的5S管理工作就是为精益生产管理活动打下基础，让精益生产管理在企业中发展有一个良好的前提。