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如何加强图书销售与库存图书管理

来源:    发布时间:2018-01-26     浏览次数:

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图书库存管理就是对图书成品的存入和发出进行管理。图书管理的目标就是在满足市场需要的同时又要让图书库存的总成本最小化。精益生产咨询公司认为出版企业图书库存量过大会占有企业资源,影响企业图书的销售,所以出版企业要采用科学的技术方法,提高对图书库存的管理和控制,在满足市场需求的条件下实现最小库存的目标。

 

成本管理

 

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但近年来出版企业发生的违法事件说明出版企业在图书销售和库存图书管理方面存在较火问题。有的出版企业销售人员利用职务便利。采取更改电脑原始记录。以退书冲抵发书数额的手段,将书款据为己有。销售部门业务员可以更改电脑记录随卷修改图书销售记录和退书清单的记录。这说明出版企业图书销售和库存商品管理缺乏有效地机制。具体体现在以下几方面。

 

1、财务部门未建立与客户定期对账制度。销售部门只负责图书的销售而不考虑图书是否及时回款。发了货收不回款是出版界普遍存在的问题。出版企业与销售商之间缺乏定期对账机制。不能有效控制发出商品数量。全凭销售商报数+不能真正掌握销售商手中的商品销售情况。

 

2、销售部门未及时拔账。库存商品账实不符现象严重。销售人员将商品发出后没有及时向财务部门提交销售合同及清单需要开据发票确认收款时,销售人员才来报账。财务部门只有在收到销售清单时,才能确认图书销售收入、消减库存。因此。仓储部门实物与财务账不符问题极其严重是出版企业应着力解决的问题。

 

3、图书的销售退回没有及时力攫手续。退货不入库是出版企业退货管理存在的最具代表性的问题。退回的货物不重新办理入库,不区分好坏。仍然混同在发货中管理这也是出版企业账实不符的原因。特别是有的出版企业。将以货与销售混在一起。用其差额调整财务账面数。使得库存管理混乱。

 

4、缺少一套完善的软件系统对财务、销售和仓储部门进行管理。在传统的图书库存管理模式下。由于管理手段欠缺造成图书库存信息与编辑、出版、发行等部门严重脱节。对于大中型出版企业来说。光靠手工管理品种众多的图书是不能得到有效控制图书的销售与库存要全面监控图书的销售与库存情况。没有完善的软件系统支持是做不到的。

 

那么,图书库存管理与销售中暴露的问题如何来解决呢?5S咨询公司给我们拟出几点方法。

 

(一)严控图书销售各环节,确保书款及时回笼。

 

图书销售管理是出版企业经营活动中的重要环节。经营成果好坏要靠销售回款来体现做好销售与收款环节的监管对于出版企业来说至关重要的,可着重从如下几方面进行。

 

1、建立岗位责任制,分离不相容职务。出版企业应成立岗位责任制。明确销售人员与财务人员的相关职责和权限。确保销售与收款业务的职责分离并形成相互制约和监督。出版企业应将以下不相容职务予以分离:(1)接受客户订单的人不能同时负贵客户信用等级鉴定和核准付款(2)填制销货通知单的人不能同时负责发出商品工作。(3)开其发票的人不能同时负责发票的审核工作;(4)记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。

 

2、建立客户信用审批制度,做好对账、应收账款管理。出版企业应建立客户信用审批制度。收集完整的客户信用资料薄对客户的资信状况进行分析,确定每个客户的信用等级和信用限额,降低回款风险。销售部门按照销售政策和信用等级来决定对客户的赊销限额。信用管理部门在收到赊销订单后。根据该客户已赊销的额度和现在想要赊销的额度加以汇总,对超出信用权限的额度予以拒签。

 

建立与客户对账机制,全面掌握存放在客户处的库存商品数额。

 

出版企业应设专人负责出版物的销售对账管理工作,财务部门定期向客户寄发应收账教对账单,并根据客户的回函与应收账款明细账进行核对。通过对账充分了解客户的销售数量和库存情况。从根本上控制客户的存货量。进一步掌握出版物的市场需求状况。有利于出版企业及时调整出版物的生产规模和出版方向。同时可以起到督促客户及时付款的作用。

 

建立应收账款账龄分析制度,财务部门定期编制应收帐款账龄分析表,及时了解应收账款的账龄、分析潜在回教风险。正确计算应收账款的实际价值。对于长期挂账无法收回的坏账+财务部门要及时以书面形式报告社领导。经销售部门确认确实不能回款的。销售部门应及时提出申请,报相关领导审批不得盲目确认坏账损失。对所发生的坏账查明原因,追究具体责任人相关贵任。对报批的坏账损失应及时通知财务部门进行注销应收账款,同时冲回计提的坏账准备。已注销的坏账又收回的。财务部门要及时入账,严禁形成外账。

 

(二)建立库存商品管理制度,加强图书出入库管理、建立库存商品管理制度。确保实物管理到位。仓储部门应建立岗位责任制,设置专职的出版物保管员,明确岗位职责。对库存商品入库、发货和销售退货等环节严格把关。此外。还应建立库存商品清查盘点制度。定期或不定期地对库存商品进行实地清查和盘点,及时发现并掌握库存商品的毁损、变质和长斯积压等清洗。建立销售退回管理制度。销售退回的商品必须经销售主管领导审批后方可执行。销售退回的出版物应由质量检查部门的储运部门认真清点后方可进行再次入库。仓储部门应在销货退回清单上签字。表明已收到销售退回的出版物。如有不符。注明入库的品种和数量。财务部门在接到销货确认清单后。方可进行销售退回的账务处理。并支付退货款。

 

2、加强图书出入库管理。为加强出版物入库管理,仓储部门应严格按照图书实际入库册数、版次、印次等真实资料进行登记。销售部门对于每一笔发出的图书都应与销售商签订合同,根据销售合同开具销货清单,仓储部门根据审核无误的销货清单按书名、版次、印次等信息进行发货处理。发货结束后。仓储部门应及时反馈销售部门。同时将销货清单提交财务部门,财务部门对发出的图书应根据发货清单进行入账管理(其中包括已发货未回款的赊销商品的管理)。

 

3、对外捐赠管理。出版企业在进行对外捐赠时,应由经办部门提出捐赠申请报告。 出版企业对外捐赠应当索取对方的捐赠收据或确认接受证明。与出版企业领导审批的捐赠报告一起,作为账务入账依据。出版企业内部审计机构对捐赠行为应当进行检查,监督相关人员是否严格按照议事规范执行。制止随意对外捐赠行为。

 

(三)通过ERP系统实现图书销售和库存的有效管理出版企业应结合自身特点。开发一套适合本企业生产经营特点的ERP系统软件。ERP系统包含了相应的销售管理和存货管理等模块。管理人员可以通过计算机的正确、快速响应来实现对图书销售和库存的情况进行有效管理。从源头对图书选题策划到投入生产,而后进入销售和库存管理等环节进行全方位数据监管。财务部门只需根据系统传送的数据信息。全面了解图书生产、销售和库存情况。针对图书销售回教和库存情况,及时反馈给编辑和出版部门据此安排图书出版、再版、重印及造货计划。

 

总之,面对市场竞争的需要,面对出版社规模的增长的需要,通过日常运营管理办法来控制库存,降低库存成本,提高企业利润将更为现实。通过图书生产运营控制优化库存成本,良好的库存周转次数、库存结构将能加快资金回转,必能降低图书的运营成本,从而节约企业成本支出,增加企业利润。




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