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办公室5S管理需要怎么去做?
来源/作者:网络|新益为编辑 发布时间:2022-05-14 浏览次数:

    办公室5S管理需要怎么去做?新益为5S咨询公司概述:5S管理是一项系统的管理工具,通过在办公室执行5S管理活动,可以使办公室内部管理规范化、科学化;改善工作人员的精神面貌,塑造员工的团队精神,改善和提高企业形象;减少浪费、降低成本、提高效益,对企业的发展有着重要的意义。

     

    5S咨询

     

    5S咨询

     

    在企业中,办公室是沟通的桥梁,协调左右的纽带,信息传递的中心。它在整个工作中起着举足轻重的作用,有效的办公室管理可以促进企业各项工作的顺利进行。

     

    实施5S管理是很多企业进行办公管理的重要手段,也是很多企业保持一流办公工作环境的法宝。5S管理指的是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke),因为这5个字前面读的是“S”,所以叫“5S”。

     

    5S管理起源于日本。日式企业把5S管理运动作为管理工作的基础,实施各种质量管理技术。二战后,产品质量迅速提高,经济强国地位确立。在丰田的倡导和实施下,5S管理在塑造公司形象、降低成本、准时交货、安全生产、高标准化、营造愉悦工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用,得到管理界的认可。日本企业的发展,主要是因为大部分企业都能把5S管理作为企业文化,贯彻到底。

     

    办公室工作人员也必须学会在日常管理工作中运用这种管理技术,为管理工作提供更加科学的指导。以下就结合5S管理的具体内容而进行的说明。

     

    一、5S管理-整理

     

    所谓整理,就是按照“要”和“不要”的标准,把办公场地上的所有物品、设备等都进行区分,保留需要的物品,坚决去除不需要的物品。在整理时,只要是不必要的物品,就应该彻底从现场移走,不应该感到可惜。

     

    在区分了“要”和“不要”的物品之后,就需要处理“不要”的物品了。一般来说,对于使用频率低、不经常使用的物品,可以入库;对仍有使用价值但在正常办公活动中不需要的物品,进行销售处理;对于没有使用价值的物品,可以丢弃处置。

     

    二、5S管理-整顿

     

    整顿是指对现场所有物品进行量化、定位摆放,并清晰标识,使人与物处于最佳结合的管理活动。

     

    在办公室里,人员和物品信息有三种状态。最好的状态是物品放对了地方,需要的时候可以直接找到。一般状态是物品乱七八糟,工作人员无法直接找到需要的东西;最糟糕的状态是工作中产生的垃圾、旧书、报纸等堆积在办公室里,不仅影响工作效率,还影响清洁度。

     

    进行整顿管理,就是要认真分析办公室的现场环境,保持最佳状态,确保工作现场的人与物处于良好的融合状态。整顿后,办公室的文件和记录应按不同的内容分开存放,并详细说明。文件应按标签存放在文件柜内,办公区的椅子应摆放整齐,不用时放回桌孔内。文件柜内的物品分类放置,文件夹标有目录,便于查找,所有文具摆放整齐。

     

    整顿完成后,所有要使用的物品摆放整齐,维护整齐,一目了然,可以提高办公室的工作效率。

     

    三、5S管理-清扫

     

    清扫就是对办公室进行打扫,清除物品和设备上的污垢,保持办公场所干净、整洁和良好的工作环境。

     

    办公室的清扫应确保地板上没有灰尘、碎屑、纸屑和其他杂物。桌面文具和文件要摆放整齐有序、角落、电脑等是重点清洁区域,应保持清洁。

     

    需要注意的是,清扫活动不是一次性的,而是需要每天进行。为监督日常清扫活动的正常开展,办公室主任应制定5S管理清扫确认表。日常保洁工作完成后,负责人会在表格上签字确认,确保所有区域清扫到位。

     

    4、5S管理-清洁

     

    清洁活动是在以往3S活动的基础上,将整理、整顿、清扫3S进行到底,进一步规范化、制度化、连续化。清洁过程主要包括以下几点:一是确认并落实前三项活动;其次,采用目视化管理,制定检验方法;三是通过奖惩相辅相成的方式,加强执行力;最终由领导带头维护,持续改善效果。

     

    5S管理活动一旦开始,中间不能有歧义。如果不能执行到最后,就会形成混乱无序的状态。比如办公桌经过前面的整理、整顿、清扫、干净、整洁,过几天之后,又变回原样,在那种情况下,就好像以前从未做过一样。因此,前三个项工作的成果需要通过不断的清洁来保持。

     

    5、5S管理-素养

     

    素养是办公建设的核心内容。它补充了5S管理活动的其他四项。通过提高办公人员的素养,可以推广5S管理活动的其他内容,固化5S管理的成果。同时,通过5S管理活动,可以反过来提高办公人员的素质。

     

    办公室工作人员在工作时应保持良好的工作状态。不要随意说话,不要闲逛,不要闲坐,不要看杂志,不要打瞌睡,不要吃零食。着装得体,爱护公共财物,用完归还,离开办公室前关闭所有电源。以诚待人,乐于助人,追求和创造良好的办公环境,廉洁自律,做事有章可循。

     

    团结和尊重每一位同事,在工作中保持频繁的沟通,以适当的方式解决分歧。在任何情况下,你们都不应该说对方的坏话或采取任何其他极端行为。如果客人来访,为礼貌起见,最好在会议室或公共客厅与他们会面。

     

    在海尔集团5S管理班前会的会议上,管理人员对员工说:“按照5S管理的要求,我们每天都要清理现场,谁做得很好,今天我们请她出来,希望大家能按照她的要求严格处理好自己的工作。”

     

    一名女工从队列中走出来,站在“5S大脚印”上,说:“今天站在这里,我很激动,我注意,我在保持安全、卫生、质量方面尽了最大的努力。对我的表扬是工厂对我的工作认可。我非常高兴。在今后的日子里我会继续努力,为海尔贡献我的力量。”

     

    这就是海尔的“5S大脚印”方式。海尔集团每天都会召开这种班前会议,将工作表现优秀的员工清理到5S足迹,向同事介绍自己的经验。这种做法大大提高了员工的工作积极性和工作素养。

     

    明确办公室5S管理内容后,办公室主任和工作人员应制定办公室5S管理的相应内容、目的和实施办法,并对办公室工作人员进行培训和宣传,提高工作人员对办公室5S管理的认识及重视,激发员工的参与和主动性。办公室主任可以定期检查办公室5S管理的发展和改进情况,对有缺陷的项目提出修正并及时监督和跟进。办公空间主任还可以根据办公室5S管理评价和奖惩办法,定期开展5S管理评价活动,最终评价结果可在企业内部展示。

     

    办公室5S管理需要怎么去做?以上就是新益为5S咨询公司的相关介绍,做好企业的5S管理工作就是为精益生产管理活动打下基础,让精益生产管理在企业中发展有一个良好的前提。


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