新益为5S咨询公司概述：5S管理起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业一种独特的管理办法。因为这5个词整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit-suke）日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为5S，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为5S活动。

5S咨询

工务段是铁路系统负责辖区内所有零星工程项目建设以及维护的部门每年都要承担众多施工项目和维护项目，常年累积施工项目有3000多个，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同签订的日期排序存档，每年都有厚厚的几本文件夹，塞满了几个文件柜，在查找和使用这些文件的过程中，经常遇到以下几个问题，甚至是几个问题同时出现和多次出现：

①文件长时间找不到；②文件缺页、不完整；③文件遭遇虫蚀、鼠咬以及污渍等污损；④文件存放柜遇到雨淋，甚至火灾等毁损；⑤文件柜及存放空间不够，存放混乱；⑥人员变动时不便于交接等。

为此，我们项目办公室动了不少脑筋，想了不少办法，按签订日期、按项目工程类型、按项目工程金额等很多分类方法进行分类，实践下来依然没有达到理想的效果，合同文本管理依然是一团糟。

偶然的一次公司组织施工项目单位进行5S管理的培训，5S管理在现场管理中的作用这么大，能把繁杂的现场管理得清清爽爽、井井有条，时间效率也得到了大幅提升。联想到我们的合同管理现场混乱不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用来对合同文书进行管理呢？实践出真知，我决定试一试。

现仅仅根据基础的5S管理理论来进行合同文本的管理应用实践，注意将5S管理理论一一对照应用到日常的合同文本管理中。

1、5S管理整理：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品。

对照几年来的合同，进行洗澡活动即仔细逐一梳理。

首先，清理作废合同，确认已经作废的合同进行记录后进行销毁，按照规定流程完成签字手续；

其次，挑拣出已经全部完成的项目合同，即完成项目施工、竣工结算及审计的项目，将这些项目按照合同签订日期排序进行装订存档，这些合同基本不会再被查阅了；

第三，项目完成施工和决算的合同再归入一类；

第四，项目正在施工进行中的归为一类。

2、5S管理整顿：必需品依规定定位、定方法摆放整齐有序，明确标示。

按照整顿的要求，将整理完成后保留下来的尚未完成的合同进行重新标示，分为未开工、开工建设中、项目完成、结算阶段、等待审计等几类，再按照时间顺序归入文件夹，文件夹明显标示项目所处阶段，一个文件夹内编制目录和标签，按照项目完成阶段和日常取用方便，分别放置在文件柜的第一、二、三、四等层，文件柜各层明确标示合同所处阶段，合同与文件夹、文件夹与文件柜必须一对一管理，利用5S管理中的“颜色管理”工具，不同阶段的文件夹和文件柜采用不同的颜色进行区分，目视非常清楚。

3、5S管理清扫：清除现场内的脏污、清除作业区域的物料垃圾。

3S应用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文书的整洁、无无损，保证合同不缺页、不破损、文本干净、字迹印章清晰，文件夹、文件柜干净无污染，并且文件夹和文件柜内不放置其它任何无关杂物物件。

4、5S管理清洁：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。

应用在合同管理中，就是经常性地，可以每月或每周对所有合同进行一次整理、整顿、清扫，将项目全部完成的再次归入档案室，将未完成的施工项目合同按照施工项目完成进度整理分类归入各自阶段文件夹和文件柜，并检查文件文本完整程度，发现缺损等立即予以补齐，检查文件夹、文件柜完好，保证文件存放保管地点符合要求。合同管理涉及几个部门的人员也可以设立5S管理小组，定期进行5S管理活动，对一个阶段的5S管理成果进行总结，分析查找不足，提出改进意见。

5、5S管理素养：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯。

按照5S管理要求，培训合同文件管理只能部门及使用部门相关人员，公司相应形成制度并认真贯彻执行，动员公司领导参与到5S管理活动总，利用看板、图片等对5S管理活动的前后情景进行对比，让全员都感受到推行5S管理后的变化和提升，逐渐培养自觉遵守5S管理制度的习惯，习惯养成之后，即便有关人员工作进行了调整，合同管理依然会按照5S管理要求持续推进，避免出现因人员变动带来的工作质量变化。

5S管理推行一段时间后，要按照PDCA要求形成循环往复，每一次循环都是一次头脑风暴，每一次循环都是一次管理提升。

项目施工合同文书如何做5S管理法？以上就是新益为5S咨询公司的相关介绍，做好企业的5S管理工作就是为精益生产管理活动打下基础，让精益生产管理在企业中发展有一个良好的前提。