新益为5S咨询公司概述：5S管理是整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这5个词的缩写。5S管理起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，这是日本企业独特的一种管理办法。那5S管理如何来管理电子文档呢？

5S管理咨询

整理、整顿、清洁、清扫、素养是5S管理的5项内容。其实，它也可以用在对电子文档的管理上面。

在我们平时的工作中，每天都会在电脑上生成各种电子文档。如果管理不好这些文档，通常最容易发生的事情就是为寻找某个文档而浪费时间。而且还可能会发生文档丢失、新老文档交替覆盖等一系列的问题。

在单位上使用的电脑，最关键的问题在于，我们并不是唯一使用这些文档的人。如果有人员休假或者工作变动时，有些文档就会找不到，或者接手人花过多时间寻找，然后又重新整理，从而浪费了时间。解决这样问题的关键就在于，对文档也进行规范化的管理。

虽然，我们以前也知道，个人在电脑上要规范化的摆放文档、定期的整理、分门别类的归类等等。但因为每个人的使用习惯、文档的摆放位置、文档的起名方式不一样，结果还是会造成同一个文档，但名称却不一样，或者放置的文件夹不一样而找不到。

但我们的工作却绝不能因为当事人不在而耽搁，有没有一种工具可以使我们解决这些问题呢？应用5S管理理念，就可以为我们提供解决这些问题的方法和工具。

它可以使我们从相关的电脑上快速找到需要的文档，一切都按规定保存、记录管理。并统一每个人的使用习惯、放置位置、统一起名的方式、统一文件夹的名称等等。

具体的使用和方法是这样的：

1、5S管理中的整理、整顿用在电子文档上就是：区分需要和不需要、经常使用和不经常使用的文档。

分门别类，并按日期顺序将文档有序的放置，以便任何人在任何时候都能在所在的电脑上找到。

例如：我们可以在电脑D盘上专门建立一个WORK的文件夹，所有工作上使用的文档是在该文件夹内。

在此文件夹内又包含有多个不同分类的文件夹，如：XX部——程序文件夹，是用于放置包含公司和小部门的所有工作程序文档；XX部——各种上报工作文件夹，是用于放置各种要求上报的文档；XX部——办公系统文件文件夹，是用于放置从公司办公系统上下载的文档。

以此类推分类而出的等等的文件夹。在各文件夹内的各文档名称前又加上年月。

例如：202008——2021固定资产投资计划这样就知道这个文档产生于2020年的8月，内容是2021固定资产投资计划。一目了然，任何人知道规则后，都可以迅速的找到该文档。

2、5S管理的清洁、清扫就是：及时清理无效和不需要的文档，将它们删除或放入数据备份文件夹。

例如：我们将2021年所有的文档放入2021——文档备份文件夹中。这样按年份来备份资料，就不会把现行有效的文件夹占据太满，也便于查找。

3、5S管理的素养就是：制定出对文档名称和文件夹的规则、方法等，使之成为部门5S管理人员自发的、习惯性的行为。关键还在于，部门的每个人都必须按照规定的这个规则执行，并培养成习惯。

5S管理理念如何管理电子文档？以上就是新益为5S咨询公司的相关介绍，做好企业的5S管理工作就是为精益生产管理活动打下基础，让精益生产管理在企业中发展有一个良好的前提。