新益为精益生产咨询公司概述：干部共同需要的第四种能力是传达的能力，这是指广义的思想交换能力（Communication）而言。这种能力可以分为对周围人的“影响能力”和“连络能力”两面。 

干部传达能力

一、别做缺乏传达能力的干部

有一种干部，对部属专横霸道，但是对上司就畏畏缩缩，缺乏说服上司的能力，不能实行自己所拟的计划。同时，对平辈的部、课长也缺乏连络，不能造成合作良好的团体。虽然他也会把各种问题呈报上司，说明自己的意见，但常常被上司三言两语驳倒，而垂头丧气的败退下来。回来却对部属说：“我们的部长真是老顽固”。当然这种无能的干部也许没有恶劣到这种程度，但常说：“上司不同意，我那有办法”的干部，确是所在多有。

很显然，干部而有这种想法、这种态度的是不可原谅的，现代企业主，或高级干部，与昔日的老板不同，因为组织规模庞大业务分门复杂繁多，他们很难通盘了解团体内各部门的详细情形，所以作为中间分子的各级干部要能一事不漏地把握住自己担当部门的问题，自动寻求解决与实行之道才行。中间干部要有说服部属、平辈、干部、上司以及企业主，把必要的事，以必要的速度达成的能耐才行。

二、做一个对上或对横面有影响力的干部

1、一个干部想要说服企业主或高级干部，实现自己的计划，最重要的法门是什么呢？那就是要洞烛企业主或高级干部“裁决”时所用的“绝招”。

“驳回法”

凡具有相当规模的大公司，老板最伤脑筋的一刻是面临决策的一刻。因为他必须在不能把握最前线的具体状况下，做下决定。他往往表面上虽然装着无所不知的“精明”样子，但其实却内心惶惑不定毫无把握。 诸如现在顾客的状况？最新技术？公司内各阶层的反应？这都是变化多端的事情。他们往往自以为完全把握住了，其实此一时彼一时，他们所知道的早已过去。

这种事实，是大部分企业主所不能不暗暗承认的， 在他们的经验中，曾经常有过在“好像很清楚”的情形下下判断，而结果却不是这么一回事的情形。虽然如此，但是眼前的问题又迫使他不得不立下决断。 因为一味地拖延下去，会使部属的工作难以进行，甚至会殆误事机，造成失败。 

企业主如何解决这种进退维谷的窘境？比较正统的做法是，与其思考面前这一“计划”本身的可行性，不如严明提出一计划者本身对计划案有否彻底的研究？有多少把握？多数的企业主大致都是据此而判断裁定 的。 因此，他们常用的手法是，凡是部课长提出的建议案，不管青红皂白，先予一律驳回。想出各种理由说： “不行” 。

如果建议者不堪一击，遭此一次拒绝就垂头丧气而退，此后不复再提出答辩或修正，那么他们就额手称庆的说：“好在我没有糊里糊涂裁决接受” 。然而究其实，假如真正是一项有利于公司的提议，其必行与可行的理由一定彰彰明甚，建议者也对此感着坚强的自信，绝不会如此轻易地被否决。这些被驳回的 建议案不是他的必要性太低，就是建议者自己对该案的研究不够彻底，因此没有十分把握，无法理直气壮地维护自己的主张。

“细究法”

企业中高层经营者在不明实际情况上，对干部的建议要做正确无误的判断与裁决，确是相当不简单的本领，他们为掩饰此一弱点（目的也是为公司利益而避免错误），除用上节所述的“驳回法”外，这里还有一种他们常用的妙策，可说是“细究法”。

其实这是经营者所关心的，并不真在想知道每一个细节，说穿了也是一种伎俩，用意就在考验建议者，看他到底下了多少工夫去研究，是经过一番努力做深入的调查而后提出的呢？抑或是指把部属的建议做个“经受”人而提出的，他的目的只是在刺探这些事实而已。

一个建议案，真想被采用，事前必须彻底研究，直到全盘洞彻，事事胸有成竹，和抱着非被采用决不罢休的自信才行。如只是为了振作部属的士气，提出新的工作刺激，乃至更下者为了对上邀功取宠，表示自己肯动脑筋，提出一些毫无内容，不切实际的建议，自然何来说服人的力量？而要说服人家，首要的条件是，自己要有无微不至的，彻底研究与检讨。

不能说服企业主或上司的原因何在？一经分析， 不难发现， 全因自己所研究的问题在某一角落上有所疏漏， 若然就这被忽略的角落受到质问， 无异是被击中了要害，立刻就会露出自己的研究不足而惨遭驳回的命运。

2、把一个问题从各种角度去研究的能力是干部必须具备的，譬如生产赶不上剧增的需求，是一个亟待解决的问题，这时候，有很多对策可以考虑如；（1）增加设备；（2）不增加设备而增加人员；（3）不增加人员而实施加班；（4）既不增加设备，也不增加人员或工时，却发包给他厂承制一部，或向其他工厂订做部分品件；（5）征其他工厂借调人员协助－等等。面临决定具体建议案的时候，要把所有能考虑的因素，一事不漏地比较检讨。如若不问这种供不应求的情况是一时的？还是可能持续的？亦不计较资本支出与人员组织就草率地“抗议”增加设备，这种头脑简单的想法怎不会碰上级的钉子？

所以一项建议案的提出一定要从多方面加以考虑。重要的因素一个不漏地都考虑到，经过一番比较、选择之后在提到上司那里。再说，就算是从上述的各种角度作了全面检讨，一切考虑周详之后，也不能光注意本身可行性的一方面，却忽略了可能由公会方面引起的重大问题。如此计划中只要有一点疏漏，就有造成全盘失败的可能。而太执迷于某一方案而忽略其他可能更好的方案，也是不智的。

总而言之，为维护自己的建议而说服经营者的采纳，无疑是与他的判断范围的竞赛，自己所考虑到的范围，如果远比对方所想的更多，而且每个因素，都比对方考虑得更周密，这才能够是对方折服，而赢得他的信赖。我的思考范围很狭窄，往往受到意外的质问而不知所答，结果失败。虽不致如此，但应该扩大思考范围。在这一方面，颇有自信，无论上是从哪一方面提出问题都可以对答如流。

3、想要打动上司听取自己的意见，光从自己的立场，仅以自己视野范围来做思考与判断是不够的，还需要转换一个角度，再从比自己职位高一阶层的地位，把问题从客观立场来研究。

一个干部，通常被要求，至少要具有比现职维高一阶层的视野。譬如一位采购课长，除了应有采购方面的知识以外，还要懂得成本会计、库存管理，乃至工程设计等等，这就是包括采购部门在内的高一职层应有的视野，再从这出发，并要能随着经营整体的需要，来思考与判断一切。反之，仅只具有自己职位范围内部份的视野，在理论上说就是低于你现在职层的思考能力了。

一个课长要增长判断能力，平时得多注意观察部长的判断决策的方法。对部长所研究的问题，但不管是否与自己有关，都要在自己心中“自问自答”，如果我是他，将如何下决定。如果部长的决定真和自己的想法一致，接着要注意观察其如何去实施。如果结果良好就可以认为自己的判断力合格。其结果不理想，就要追查出毛病出在那里。部长的决定与自己的不同，就要研究一下部长为什么这样决定？其结果如何？这种以自己比拟上司，像是一种赌博，这不是很有趣的判断力竞赛吗？是非常有利力于判断能力的养成的。

说服上司的战略中，有个很重要的秘诀，那就是把握住“上司最伤脑筋的问题”和“最关心的问题。”譬如你正打算提出增加设备的建议，企图说服上司时，探悉上司正有“如何减少冗员”的意向，那么在说服的时候，就把自己的建议和部长的意向连结起来说明，把这减少冗员作为重大原因之一，这样做往往一下子就顺利谈成。

然而我们的工作思想也不能全为投上司之所好，如果你有一项重要的建议，经再三再四的检讨以后，坚信绝对有其必要，也不能因与“上司之所好”不生关联而断然放弃，这是需要下特别功夫准备，先说服“解决条件”而后进入本题，这种阶段式的攻势，节节向前推进，是以逻辑为武器克“敌”制胜的好方法。

三、做一个具有“连络能力”的干部

在团体组织里工作的人，相互间的“连络”是一项顶重要的工作，与人会谈，听取他人的谈话，参与会议听取传达事项，交换意见等等都是工作的一部分。此外，当你一接到某一项情报时，立刻要有“这个情报须传递给”某某与某某的反应。随即详细传达给所有必须连络的人，优秀的干部必须具备这种职能才可。

而需要连络的方面，有时须很广，有时则只需几个人知道就好，如自己部属全体？或只要某人，其他部门的全部？或仅需某部门的某干部，或是需否上答上司或者需否下及工厂，都要依情报性质的不同而有不同的处理。这全需依据自己的判断去决定，总之，工作能否顺利推进，全在这迅速与适当的连络。

组织中工作的推进问什么非要迅速，适当的关系连络呢？第一个理由是：如果不在获得情报的当时，立刻连络，可能会使对方增添许多困难。

一定要迅速，适当连络的第二理由是迟则易忘，所谓：“人是善忘的动物”，一件事情虽然你曾想到过最好与某部连络一下，但因为一时有他事要先办，于是决定“等一等再说吧”？谁都知道干部无不是忙的要命的人，手头的事一件及一件的接连而来，口不停说笔不停挥之余，原先那“等一等再说吧”的事早已抛诸脑后，等你忽然心血来潮，想起来的时候，可能大错已成后悔莫及了。

一个干部的连络能力、工作态度、生活意识，对部属都有莫大的影响力，他可能制造出一批稀里糊涂的课员，也可能培养出一批精明的课员。

一个课长或股长，如果能够把每次所得的情报迅速、正确地传递出去，这种工作态度，自然而然的能熏陶他的部属，使他们能潜移默化，实不必多费口舌去说教。因为不时地由课长、股长分派连络工作，部属们自会勤奋起来，日子久了就可养成良好的工作态度。工作进度慢了，立刻会受到纠正，处在这种工作环境，即使不乐意，也得努力，养成随时、立刻，以慎重的态度互相连络的习惯。

连络的真义，应该是面对面（facetoface），亲自来交谈，这样，可以确切地把握事物的重要性，现况以及微妙的感情因素等。不能做到面对面的连络，电话是其次的办法，虽不及面谈亲切，还可以从音调的高低、缓急觉察到事态的重要。第三种可行的办法是写备忘录。这是最下策，不得已时才用。

把重要事情用简单扼要的话说明，能够在极短的时间内使对方了解你的意思，是极重要的能力。

脸上时常显露急躁、不耐的表情，必然会使部属敬而远之，不敢和你随便交谈，结果常使情报延误甚至失落。假装一副忙得要命的样子也是干部的大忌。

有关人事、薪俸等在进行中而未决的事项，特别要留意表达方法与表明的程度。要十分周详的考虑对方会如何接受。