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做办公室最有效率的人

来源:    发布时间:2017-12-27     浏览次数:

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工作总是会贪婪地蚕食你的时间,尽管你每天都在做任务清单,但还是陷入了无穷的加班中。如何管理好自己的时间安排,每天五点半之前做完所有的事,本文给出了一个完美的解答。

 

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每个月总有那么几天,办公室里总萦绕着这样的抱怨,无数的工作令人头疼不已。这样的情况每个人都会遇到,那么,怎么才能让自己不那么“懒”呢?怎样才能在更短的时间里做更多的事儿呢?今天,我找了一个能完美解答这个问题的朋友,一个高效得可怕的朋友,他是卡尔?纽波特(Cal Newport)。我们先来看看卡尔的工作和生活是怎样的吧:

 

他是乔治城大学的全职教授,每天要授课,而且课后还要花大把时间回答同学们的问题。每年他要写六篇甚至更多的他研究领域中的学术期刊评论。他写了四本书,包括被各大媒体推崇的《优秀到不能被忽视》。他娶了一位年轻的姑娘,承担了一个丈夫和父亲所有的责任。他常常发表关于高效性和如何在工作中完美表现的博客。然而,他还是能在每天五点半之前做完所有的事,周末几乎从不加班。

 

他没有什么超能力,也没有什么十几个人的小团队,有的只是超强的时间规划能力。好了,你我都不用对这种超级高效垂涎三尺,下面就是卡尔管理时间,止住懒散,然后搞定工作的秘诀:

 

1.别再做任务清单了,计划表才是王道

 

任务清单本身是没用的,它只是让你知道要做什么的第一步。你还要做的,是给任务清单上每一项分配一个时间额度,做成一个计划表。这样你才能更实际地认识到哪些事情是能够做完的,哪些情况是不现实的;才能在做一件事最有效率的时候去完成它,而不是仅仅因为它是任务清单上的第四项或第五项。如果这些任务没有在你的计划表里,也没有分配好所需的时间,那它们就只是没有意义的空想。

 

Cal对计划表的看法是这样的:

 

“一个时间计划表能强迫你面对你能用的时间和做这些事需要的时间。做好完整的计划表后,你就对一天的工作有了全面的了解,完全利用工作日的每一个小时,这样你不仅能节省完成工作所需时间,更能把工作放在你一天中最有效率的时候去做。”

 

如果你不考虑做一件事所需要的时间,那么就不可能做好这件事。你们可能会想“各种各样突然出现的事会打断我的计划,根本就没可能按计划进行嘛”。那就把这些事儿都加进计划里面,计划不用做到十全十美,你只是需要一个让你停止浪费时间的计划,不必过于钻牛角尖。

 

那到底怎么停止拖延呢,听听卡尔的意见吧:

 

“给每件事分配了专属的时间能直接地减少拖延,因为你不用再花时间决定在某一段时间里要不要做某件事或者做一件另外的什么事,这个决定早已在计划时就已经做完了。”

 

这样的生活会不会太机械化了啊?生活瞬间变得没什么意思了?放心,并不会的。研究表明,有计划地安排一天的时间能提高生活的质量:这项研究是为了了解时间管理和生活质量之间的关系而设计,研究空闲时间的时间管理,或者说人们怎么过空闲时间,和生活质量的关系。而结果则表明时间管理对生活质量起着很积极的作用。现在,任务清单已经out了,所有的工作已经安排到了计划表上。那为了确保那么多事情不会把时间表挤爆,怎么才能确定要做的这么多任务的优先级呢?

 

2.五点半回家,从后往前规划你的一天

 

工作总是会贪婪地蚕食你的时间,如果你想在工作和休息中找到平衡的话,一个明确的界限是必要的,而同时,界限也会让你做的更好:它催促着你从而使你变得更有效率。通过设定一个五点半的截止期限,你会更好地掌控时间和工作。

 

卡尔把这种方法称为:“固定计划效率”

 

“固定你理想的计划,自己定下一个期限,然后倒着去规划要做的事,把事情完成得漂漂亮亮的要毫不犹豫地放弃琐碎的小事件,学会拒绝别人,重点做好重要的工作。我的经验告诉我,“一定要按固定的计划执行”这个念头,帮我做了许多看似不讲情理但其实非常聪明高效的决定。”

 

任何能提高对情况的控制感的东西都可以缓解压力。根据《工作中的大脑:解决分心,重聚注意力,聪明地工作》,“科学家们一次又一次地发现对压力的控制感能有效减缓压力带来的影响”,也就是说,做好了计划,感觉一切尽在掌握之中,压力自然就减轻了。

 

3.做好周计划

 

我想,一瞬间的念头,我们所谓的“三分钟热度”,大概是这世上最不缺的东西了吧。如果一个人只盯着今天而从不想明天该怎么办,那他只能被时间追着跑。要怎么才能持续地做好一件事?不论是写书,教课,见学生,写论文,做个好家长,答案都是:做好周计划。

 

4.少做浅工作,专注于更深的东西

 

工作和工作之间是不一样的,知识工作者处理两种不同的工作,浅工作和深工作。

 

“浅显的工作,例如邮件和会议,仅仅只是不断地传递信息的过程。这些东西不需要你的天赋和智力。而深层的工作则会不断地推着你,激发你的能力直到达到极限。这些就是产生高价值回报而可以自我提升的工作。”

 

大部分人“被淹没在浅水中”是现在职场中普遍存在的问题,

 

“那些最忙的人常常并没有那些每天五点就回家的人完成的事多,这是因为要工作到深夜或周末的唯一原因就是他们的工作充满了浅层的事。他们早出晚归,忙碌于回复邮件,传递信息,像一个人工路由器。这些浅工作非常耗时间,而回报却少的可怜。

 

做浅工作能让你不被炒鱿鱼,而做深工作则能让你不断升职。

 

最后,精益生产咨询公司愿世界各地的办公室里都会少一点靠他人辛勤工作养活自己的懒人,多一点加工知识,不断提高自己的工匠精神。

 

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