项目采购管理是工程项目管理的重要的组成部分，是工程项目建设的物质基础。项目采购工作的重要环节是采买，催交，检验，运输。给排水工程承包项目的采购工作重点在于采买，催交，检验，由于项目中采购的设备体积一般不是很大，运输不会遇到很大的问题，一般在合同中规定由制造商按规定的日期将货运到指定的地点。笔者认为在采购工作中以下几个方面值得重视：
　　一．采买工作中的工作重点：
　　采买工作一般包含以下基本程序：
　　初选合格供货厂商；招标文件的编制；招标文件的发出和投标文件的接受；投标文件的评审；中标厂商的确定；中标厂商的协调会；签定订货合同。
　　这些程序的重要环节是招标文件的编制，投标文件的评审以及合同谈判工作。
　　1、重视询价或招标文件的编制
　　招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行，甚至影响授标后能否顺利履行合同。故应力求内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生分岐，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。
　　招标文件通常由下列文件组成：
　　技术文件：设备、散材极其附件的技术条件和要求。
　　商务文件：包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。
　　招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用，应在广泛了解市场及使用情况的基础上，在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标工作量。
　　2、注重标底的编制和保密
　　标底是设备的预期价格，是衡量投标单位标价的标准，是发包方财务准备的依据，也是评标的准备工作。正确确定设备标底，对筹集资金，正确选择供货单位，形成合理的合同价，都具有十分重要的意义。招标单位根据招标文件和初步设计的要求，了解市场价格及供求关系，分类分次认真核算，做出相对准确的标底做为评标依据。
　　标底在开标之前应严加保密，不得泄漏。否则将无法正确地对投标单位进行综合评比和优选，给评标工作造成被动，也就意味着招标工作的失败。
　　3、评标的原则
　　在满足招标文件要求的前提下，确定中标单位不能只看哪家的投标价低就确定哪家中标。投标单位的投标价并非越低越好，合理的价格才能得到合适的产品。俗话说：“一分钱一分货”。在市场经济的形势下，决定了投标单位必然要注重经济效益。作为供货单位不能无利可图，绝不会做赔本买卖。有些投标单位为了中标，尽量压低标价。一旦中标后，则在制造过程中想方设法追加设备款或在其他方面想办法得以补偿，形成钩鱼工程。虽然我们可以通过加强现场监理来保证产品质量，但往往会拖延工期，致使设备不能按期交货，不能投入正常使用，发挥不了效益。表面上看似节省了设备投资，实际上得不偿失。因此，应以标底作为基准价，中标价应接近标底为宜。
　　4、评标价法
　　以货币价格为指标的评标价法，依据标的性质和特点不同，可选择最低投标价法；综合评标法和以寿命周期成本为基础的评标法中的任何一种方法。下面介绍综合评标法。
　　综合评标价法是指以投标价为基础，将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格，在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标价格。评标价格最低的投标书为最优。采购机组、车辆等大型设备时，较多采用这种方法。
　　评标时，投标价格以外还需考虑的因素和折算为价格的方法，一般包括以下几个方面：
　　(1)运输费用。这部分由招标单位可能支付的额外费用包括运费、保险费和其他费用，如运输超大件设备需要对道路加宽、桥梁加固所需支出的费用等。换算为评标价格时，可按照运输部门（铁路、公路、水运）、保险公司，以及其他有关部门公布的取费标准，计算货物运抵最终目的地将要发生的费用。
　　(2)交货期。以招标文件?quot;供货一览表"中规定的具体交货时间作为标准。当投标书中提出的交货期早于规定时间，一般不给予评标优惠，因为施工还不需要时的提前到货，不仅不会使项目法人获得提前收益，反而要增加仓储管理费和设备保养费。如果迟于规定的交货日期，但推迟的时间尚在可以接受的范围之内，则交货日期每延迟一个月，按投标价的某一百分比（一般为2%）计算折算价，将其加到投标价上去。
　　(3)付款条件。投标单位应按照招标文件中规定的付款条件来报价，对不符合规定的投标可视为非响应性投标而予以拒绝。但在订购大型设备的招标中，如果投标单位在投标致函内提出，若采用不同的付款条件（如增加预付款或前期阶段支付款）可降低报价的方案供招标单位选择时，这一付款要求在评标时也应予以考虑。当支付要求的偏离条件在可接受范围内的情况下，应将偏离要求而给项目法人增加的费用（资金利息等），按招标文件中规定的贴现率换算成评标时的净现值，加到投标致函中提出的更改报价上后作为评标价格。
　　(4)零配件和售后服务。零配件以设备运行两年内各类易损备件的获取途径和价格作为评标要素。售后服务内容包括安装监督、设备调试、提供备件、负责维修、人员培训等工作，评价提供这些服务的可能性价格。
　　评标时如何对待这两笔费用，要视招标文件的规定区别对待。当这些费用已要求投标单位包括在投标价之内，则评标时不再考虑这些因素；若要求投标单位在投标价之外单报这些费用，则应将其加到报价上。如果招标文件中没有作出上述任何一种规定，评标时应按投标书技术规范附件中由投标单位填报的备件名称、数量，计算可能需购置的总价格，以及由招标单位自行安排的售后服务价格，然后将其加到投标价上。
　　(5)设备性能、生产能力。投标设备应具有招标文件技术规范中规定的生产效率。如果所提供设备的性能、生产能力等某些技术指标没有达到技术规范要求的基准参数，则每种参数比基准参数降低1%时，应以投标设备实际生产效率单位成本为基础计算，在投标价上增加若干金额。
　　将以上各项评审价格加到投标价上去后，累计金额即为该标书的评标价。
　　5、严格的资格审查是设备招标采购工作顺利进行的保证
　　资格审查是招标工作中非常重要且必不可少的工作。审查内容包括投标单位的企业等级、资质、人员、技术、财务、设备、信誉及同类产品制造业绩等状况。目的是拒绝不合格的投标者，确保参加投标的单位均具有履约能力和一定的信誉，以减轻评标、定标阶段的工作量，加快招标工作进程，确保设备招标采购工作顺利完成。
　　投标单位的资质和经营状况决定了其可信度和履约能力。如果一个企业连工人的工资都不能保证，负债累累，发包方的付款就不能保证专款专用，有些甚至被银行扣留用来还债，怎么能有足够的资金来保证按期完成设备的制作呢？工人收入不高，干活没有积极性，设备的质量和工期就很难保证。
　　投标单位的人员、技术状况及产品制造业绩是决定产品质量的关键因素。如果一个企业的技术力量不强，加工制造能力差，财务状况再好也无法自行设计制造出高质量的产品。为了履行合同，承包商势必会将自己没有能力制作的产品配套件委外加工，这样既增加了合同执行的难度，也很难保证产品的整体质量。一个成熟产品的开发需要经过反复的试验，如果承包商的同类产品制造业绩不佳或没有制造出这类产品的经验，制造出来的产品不是成熟产品，往往会出现这样那样的问题，不能满足设计和使用要求。
　　投标单位的信誉决定了其能否很好地履行合同。招标单位应广泛了解投标方原有用户对其的反映（包括产品的质量及企业履约能力方面），对用户的意见进行综合客观的分析。如果用户反映不好，肯定是厂家没有较好的履行合同，据此可以想象我们同样可能会遇到类似的问题。所以用户的意见应引起高度重视，在评标时加此考虑，以防造成以后的被动局面。
　　6、在技术、商务澄清和决标后的谈判时应避免不公正行为
　　业主在技术、商务澄清时应采用公开和公正的方法。业主对有关招标文件条款的澄清和对每一投标者所提问题的解释均应以书面形式发给全体投标者，并不允许公开提问人。
　　决标后的谈判是答订合同的最后环节，也是设备供应商最容易向业主讨价还价的阶段。在些期间，有些业主会提出一些不公正的要求，如强行压价、增加供货范围或提高设备配套件的档次，这就给以后的合同履行工作造成很多障碍。投标商的投标一般都是在一定的工期、质量、供货范围的承诺下和充分考虑各种影响因素的前提下而形成的价格。如业主强行压价，增加供货范围或提高设备配套件档次，往往就很保证设备的供货期和质量，有时甚至导致合同无法履行下去。据笔者所知，有一设备制造、安装工程，由于业主在谈判时提高了设备配套件的档次，而设备供应商参加谈判的人员没有经验，迁就了业主的要求。签完合同后经核算设备价款缺口较大，导致合同无法履行，后经法院调解，业主补偿供应商一定价款后，合同才得以继续履行，但仍然导致工期拖延将近一年，影响了生产的正常进行，造成了较大的经济损失。
　　二、重视设备制造过程中的监制和检验工作
　　设备采购工作的另外二个重要环节是催交和检验。
　　催交工作主要是督促供货厂商按合同规定的期限提供技术文件和设备，满足工程施工安装要求。催交工作的要点是要有预见性，能及时地发现问题和采取有效的费用控制和保证措施,以防进度的拖延。
　　检验工作就是做好设备制造过程中的监制、检验和验证工作。对于重要设备或按合同要求新制设备，现场质量的监控和检验工作尤为重要。
　　1、设备制造质量文件审查
　　质量计划审查。对制造商编制的有关设备制造质量文件(包括设备订单、设备制造规范、质量计划和检验方法标准、检测手段、检测仪器等)进行审查，检查设备订单与主合同是否符合，审查质量计划的正确性，并将审查意见报业主。
　　2、现场监制
　　主要是需要验证制造商对影响设备制造质量的因素是否采取了控制措施，是否依据合同、标准、技术规范进行设备制造；要求依据相应的控制文件和程序，实施设备制造质量控制。根据设备的重要程度采用不同的监督等级，对“重要设备”，原则上采取驻地监督，要求QC人员全过程跟踪设备制造状况；对“非重要设备”，一般采取设备最终出厂验收检查监督。通常应审查设备制造的原材料、外购配套件、元器件、标准件以及坯料的质量证明文件及检验报告，检查制造商对外购件、外协件和原材料的复验，符合规定要求时予以签认。在实际操作中，针对某一设备的QC监督方式，还应视设备制造商的具体情况而加以调整，力求使所有设备制造处于受控状态。
　　出席监督见证点（H、W点），在质量计划中设置的见证点（W点）和停工待检点（H点），是现场监制的一项重要活动。通过出席见证点参与检查、试验与确认、敦促制造商严格按照合同、规范及程度要求进行设备制造，确保设备的制造质量和制造进度。在全过程中W点、H点出席率为100%。
　　根据进度安排，设备运到工地前，现场监理人员要检查厂方对待运设备采取的防护和包装措施是否符合运输、装卸、储存、安装的要求，相关的随机文件、装箱单和附件是否齐全。设备运抵工地现场后，负责设备采购经理参加由设备制造商按合同规定与安装单位的交接工作，开箱清点、检查、验收、移交。
　　综上所述，笔者认为如在设备采购工作中对上述问题进行预防性控制，做好工作，将会有效地避免浪费和失误，高质量、高效率地完成设备采购工作。
　　关于在项目采购管理中成本降低的几点认识
　　摘要：项目管理是当今一个倍受关注的领域，项目采购管理又是其中一个重要的内容方向，本文所探讨的就是在项目的采购管理中，从项目资金的合理使用角度出发，降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率的几条管理措施。
　　关键词：项目管理成本控制
　　项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。
　　『1』现代项目管理的知识体系被划分为9个知识领域，包括：项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理以及项目采购管理。本文所关注的是其中的项目采购管理领域，并从项目资金的合理使用角度出发，探讨在项目的采购管理中应该如何降低成本、减少现金流出，并提高项目资金的使用效率。
　　项目的执行除了需要必备的人力资源之外，还必须具备相应的设备、设施、原材料、零件、服务和其它物质资源，离开了这些物质资源，再高明的项目经理也不可能按要求完成项目的任务，在市场经济条件下，这些产品和服务是通过采购活动来实现的。从执行组织以外通过采购取得项目所需要的产品或服务，就是所谓的项目的采购管理。而这些资源的获取又是需要花费一定的项目资金的，如何合理而有效的使用这些项目资金？如何使一笔有限的资金发挥其最大的效用？是在项目的采购管理中所应该关注的问题之一。
　　梅瑞狄斯在《项目管理——管理新视角》中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，我们必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。但是，我们却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是我们在项目采购管理中所能够实现的成本目标。以下，就将从成本控制的角度来逐一论述在项目采购管理中降低采购成本的一些措施。
　　1、制定采购预算与估计成本
　　制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面，同时也不仅仅是组织政策的一种延伸，它还是一种控制机制，起着一种比较标准的作用。
　　制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的控制项目资金的流向和流量，从而达到控制项目采购成本的目的。
　　2、供应商的选择
　　供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分，项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。因此，在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。
　　第一，选择供应商的数量。
　　供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，单一货源增加了项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。一般来说，供应商的数量以不超过3－4家为宜。
　　第二，选择供应商的方式。
　　选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。我们认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物；并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。
　　3、采购环境的利用
　　项目的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对项目组织怎样及如何采购产生影响的外部变化，包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。而微观环境则是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序，即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益。
　　充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如，结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格的要求等，了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息，所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求项目组织建立有关的市场信息机制，以达到有效利用采购环境的目的，良好的市场信息机制包括：
　　建立重要货物供应商信息的数据库，以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
　　建立同一类货物的价格目录，以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。
　　对市场情况进行分析和研究，作出市场变化的预测，使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时，能有可靠而有效的依据作为参考。
　　只有建立了良好的市场信息机制，才能在项目采购中做到“知己知彼”，并对采购环境有充分的了解和把握，这使得采购者能处于供需双方的有力地位，获得价格上的优势，不仅取得高质量的货物或服务，也能取得成本上的利益。否则，如果缺乏了对相关信息的熟悉，会造成采购工作的延误，采购预算的超支，失去成本控制的优势。因此，在项目采购管理中充分利用采购环境，建立良好的市场信息机制，同样是有效降低采购成本的途径之一。
　　4、供应商的管理
　　基于长期的降低采购成本的理念出发，我们认为，在项目的采购管理中应该贯穿一个“供应商管理”的思想，也即是把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分。这样既可通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低项目采购中的成本有很大的好处。有以下两点值得注意：
　　第一，与供应商建立直接的战略伙伴关系。
　　对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。
　　第二，供应商行为的绩效管理。
　　在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。比如：建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，建立量化的供应商行为绩效指标等等，并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作：增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，对供应商以激励和奖惩。这样能促使供应商持续改善供货行为，保证优质及时的供货，从而有效的降低项目采购总成本。
　　5、全流程成本概念，控制总成本
　　在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低，还应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效，从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。