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广义的定置化管理既包括空间的定置,又包括时间的定置。空间饿定置要处理好人、物和场所之间的关系;而时间的定置则要处理人、事和时间的关系。
空间的定置化管理可以作为一个要素,即“整理、整顿、素养”的核心内容融入企业6s活动中。因为定置管理本身内容比较丰富,涉及整个企业的“人-物-场所”三维空间位置关系的设计和优化,企业也可以将这项工作单独提取出来,进行更加细致的研究和实施。
在企业里,物品与使用者——人的位置关系一般处于三种状态:
A状态:人与物有效结合,人可以直接、方便、快捷、有效地利用物;
B状态:人与物不能有效结合,人不能直接、快捷、有效地利用物;
C状态:人与物不需要结合,物品处于不利用、无利用状态。
定置化就是不断地清除C状态,改善B状态,保持A状态。定置管理首先要对“人-物-场所”三维空间位置关系进行设计和优化,充分利用色彩、指示牌、电子屏幕和其他信息媒介将“该物在何处”、“该物流向哪里”、“该物有多少”、“该物处于何种加工状态”、“该物是否良好”、“该物是否危险”以及区域的总体定置状态等信息明确表示出来,以方便人的寻找、识别,减少工作差错,提高工作效率。
定置管理具有不少创造性的空间,如工具的行迹管理(影子图),管道流动介质的名称、源头、目的地、流向标志,办公文件夹的线条标志摆放,以及各种层架、容器、托盘、挂架的设计等。
时间的定置,就是将人的精神和精力状态,要处理的事情以及工作时间进行最佳的分配与结合,以达到最高的工作效率。用简单的话说,就是在最合适的时候最最应该做的事情。具体的时间定置包括以下内容:
有固定周期的工作,按照工作周期安排;
将每天的时间分成若干段,每段安排不同类型的工作,精力最充沛的时间段,做最重要的工作;
将每段中间的缓冲期,做一些琐事、杂事,可以调节和休息;
定期总结和反省自己的工作,对照检查自己的时间定置,调整定置计划。
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