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企业设备检修档案管理中存在的问题及对策

来源/作者:网络(如侵权,联系删除)     发布时间:2016-01-04 10:44     浏览次数:

  设备检修一直以来是企业管理中的重点,下面是以石化企业为例,企业设备检修档案管理中存在的问题及解决方案:

  一、设备检修档案存在的问题

  1、设备使用阶段档案收集不全

  (1)日常堵漏消漏记录收集不全。目前有些单位对堵漏消漏的记录不够重视,忽视归档的现象时有发生。(2)设备日常管理记录收集不全。一方面,由于操作人员不及时整理移交,日积月累造成原始记录堆积;另一方面,有些档案人员也认为日复一日的原始记录内容千篇一律,重视程度大打折扣,造成存档不完整。

  2、设备检修期间科技文件管理薄弱

  (1)设备检修现场管理指导不到位。有些档案部门仍然还在走“你交我存,你借我发”的老路子,缺乏主动参与精神,或者很少参加相关专业会议,到会也极少发言,或者设备检修期间很少深入现场进行指导。(2)新购设备的科技文件收集不到位。大型企业生产装置在购置和替换新型设备时,较大的机组和重要设备在收集时会引起各方面的重视,但是,一些小型设备由于体积小、价格低、安装简单,对随机文件的收集就显得重视不够,收集也不得力,这部分资料的遗缺将为设备的维护保养和生产装置的安全运行埋下隐患。(3)设备检修结束科技文件归档不及时、不规范。

  3、对压力容器设备档案的形成缺乏了解

  压力容器设备是石化企业根据生产的需要和特点,专门制造的非标、自制专用设备,具有“高温、高压、易燃、易爆”等特点,是企业安全生产的关键设备。近年来,压力容器设备事故频发,给国家财产、人民生命安全及环境污染带来了巨大损失。但是,有些档案人员只具备收集、归档、保管的一般管理知识,平时缺乏对压力容器等自制设备档案形成的了解和学习,知识面窄、工作层次浅,遇到设备检修需提供利用时就无法全面、准确、及时、有效地为检修现场服务。

企业设备检修档案管理中存在的问题及对策
企业设备检修档案管理中存在的问题及对策

  二、加强设备检修档案管理的对策

  1、随时收集,集中归档

  设备档案管理既要有集中归档的环节,还要重视对设备投入使用后的随时收集。如日常形成的巡检记录、安全记录、操作记录、润滑记录、消漏补漏记录、更换备用设备及密封件记录等。这些内容都是操作人员对设备使用过程中日积月累形成的重要科技文件,为检查设备运转正常与否提供了准确数据,技术人员可以通过分析记录中蛛丝马迹的变化制定和编制检修方案。但是由于按时按日的巡检记录大致相同且文件数量大,归档后占空间较多,需要特别关注的偶然出现的消漏补漏记录产生的又特别少(有时一年才有一两次),使得移交和接收的管理人员容易出现忽视遗漏的问题。为此,档案管理部门应制定《设备档案随时收集及归档制度》,对巡检记录和补漏消漏记录等内容要做到随时收集,定期集中归档,如遇设备检修可提前归档。只有搞好随时收集、集中归档才能使设备档案的管理做到动静结合:动态随时收集时为静态集中归档补充内容,静态集中归档管理时又包括动态随时收集的补充。

  2、深入现场,管理到位

  一是现场管理到位。档案人员要主动参加设备检修现场召开的一系列专业会议,在参与和指导的过程中,一方面要学会借势开展工作,通过参加专业会议宣传依法管理档案的重要性;介绍检修过程中执行和采取的各种管理制度及措施。另一方面要倡导全员参与管理,工作布置要条理清晰。档案人员应及时通报设备检修科技文件的发放、使用情况,按照检修进度表,随时布置档案管理的相关事宜,并且不断收集维修现场技术人员的信息反馈,调整管理部署,梳理工作细节,使参与检修的相关人员都能明确档案部门实施的专业管理程序和具体操作内容,同心协力做好现场科技资料的收集工作,将档案部门独家管理变为全员、全方位的互动管理。档案部门在管理方面要注重把好三关:一是发放关,根据检修现场使用的情况控制发放份(套)数(应以发放复印件为主),发放时要由检修单位的兼职档案人员登记领取。二是检查关,在检修期间档案人员要到现场检查使用情况,及时发现问题,对需保密的内容要监督管理到位,对于现场作业污损的图纸及时替换,确保检修工作的顺利进行。三是回收关,督促催办检修单位工程结束时将现场使用过的图纸等科技文件核实收回,做到维修完、场地清、回收全,并在相关技术会上进行通报。

  二是设备开箱验收到位。档案人员的收集工作要体现在设备开箱验收的全过程。首先,档案人员要掌握新购置设备的清单和供货日期,做到心中有数。其次,要及时到达第一现场会同使用部门、安装部门等共同开箱验收,填写《设备开箱验收清单》要清晰、准确、完整,并逐一签字,所有文件应该由档案部门集中后,统一分类、登记、保管,特别对于小型设备到达施工现场后要更加重视,应该与其他设备一样认真对待。经验证明,因小失大造成损失的教训屡见不鲜。最后,档案人员应及时复印、拷贝、发放,即确保设备开箱验收收集完整,又能满足检修现场人员的及时利用。

  三是要专业指导到位。圆满地完成设备检修任务应该做到“硬件设备的安全运行与软件科技文件的完整归档”。档案人员要深入检修现场,协助、指导科技文件的整理工作,才能实现管理达标的目的,由于设备检修现场的施工人员所处的环境和工作性质,对提供的相关科技文件只突出一个“用”字,欠缺有效管理,特别在检修后期,往往以设备成功运转为最终目的,对整理、移交等专业要求了解不够,认识不高。档案人员应充分考虑到这种情况,积极主动地开展工作提供服务。首先根据设备检修规模编制鉴别、立卷、编目、装订以及归档的范围、时间、份数、手续等指导手册。其次对各施工部门的兼职档案人员进行临时业务TPM管理培训、召开小型座谈会答疑解惑、协调解决科技文件管理问题,把主动服务、有效管理的工作做实、做活,力争有创新,有特色。

  3、严格要求,及时归档

  一是从时间上要意识到设备检修人员撤离现场后再发现收集环节出现漏洞的危害性,特别是在设备保修期间出现问题,就无法律依据可言,档案的凭证作用就会落空。所以,为保证检修结束科技资料按时归,就应该做到在与检修单位签订设备检修合同中应包括归档的时间和内容,在检修结束后的会签文件中必须有档案人员签字才能结算维修款项,充分运用经济手段确保设备维修档案按时归档。

  二是要从专业上充分认识到价值鉴定分析、质量鉴别核查在归档前后的重要性。归档前:①档案人员要指导检修单位的技术部门对形成的基建、技措、新改造项目的竣工图、设备开箱验收、隐蔽工程、国外引进等重要科技文件内容进行完整准确的价值鉴定。②对形成的密封资料、试运行记录、设备零部件技术改造及设备底图变更等内容应该通过鉴定后进行组卷,并监督检修单位完整地将原件或复印件交付机动、设备部门备案。③对组卷内不能长期保存的书写材料以及日期、签字不规范等问题要严格按照档案法的要求进行整改,对经过鉴定没有保存价值的文件一定要履行审查和批准的手续才能剔除销毁。归档后:①为了做好设备检修档案的质量鉴别工作,档案人员还应该依据《科学技术档案案卷构成一般要求》,经过系统整理后,按设备案卷的排列顺序并入“设备维护”之中,确保与原设备档案保持有机联系。②根据科技档案质量鉴别的原则,考虑到设备检修档案为提高企业经济效益和保证生产装置安全运行的功能因素,只要设备还在使用,其科技档案就有保存价值,就要随同设备一同保存下去,不能因为占用库存空间等原因擅自减少已经鉴定的归档科技文件和保管期限。③为方便设备检修档案日后的利用,还应编制相关专题目录,并主动通过印发、网上传送等手段发至相关领导、专业技术人员,使设备检修档案发挥最大功能。

  4、加强学习,提高水平

  加强业务学习和专业培训对做好档案管理工作异常重要,对提高档案管理水平十分紧迫。当前,尤其应注重学习、掌握企业专用设备——压力容器档案形成的过程。压力容器是石化企业根据生产装置的工艺要求、技术改造的需要,经上级审批进行设计制造的。前期形成调查研究、设计、试制等文件。后期形成安装调、管理使用、维修、改造、报废等文件。为此,清楚压力容器的科技文件组成内容,特别是掌握好检修阶段压力容器设备的制造、安装、原材料规格、整体组对、元件焊接、焊缝探伤报告、防腐保温等科技文件的形成过程,应是档案人员提高自身综合素质的重要面,只有具备了这些专业知识,才能更好地为设备检修服务好。




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