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什么是办公室精细化管理内容

来源/作者:网络(如侵权,联系删除)     发布时间:2016-04-26 15:00     浏览次数:

  精益生产咨询公司指出:精细化是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。精细化管理就是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化,它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位,工作要日清日结,每天都要对当天的情况进行检查,发现问题及时纠正,及时处理等等。

  精益化管理的重要性

  精益化管理的重要性

  精细化最先来源于发达国家的一种企业管理概念,它的主要目标是“零缺陷、标准化生产、零库存”,现在移植到行政管理部门,目标和要求都是一样的----高效益。

  1.职责精确化

  办公室的职责从上到下,从大到小,大致相同,可以说事无巨细。职责在制度的设计上是很精确的,关键是要精确的理解、把握、执行,不越位、不缺位。做到这点是很难的。现在一些人(可以说很多人)认为,办公室就是写材料,其他的事情领导会做,其他部门也会做,把材料写好就算完成了职责任务,这样的职责定位是很不准确的。办公室的职责履行的好坏,不仅与办公室人员的性格、能力、素质及外部环境有关,也受服务对象的影响,与领导重视程度有关。

  虽然说要以有为求有位,但有些是求不来的,必须在领导心目中有办公室这一先入为主的观念。另外,办公室处在枢纽地位,各种矛盾可能比较集中,在处理一些事情时,也要“精”(灵活),避免矛盾激化,引发不和谐的因素。现在办公室的同志感到工作难做,我认为除了工作要求提高了外,队伍整体素质特别是领导素质的提高以及实行环节、流程管理,不需要办公室的人去写、去协调、去督办了,这也是国税发展的一个印证,那种过去办公室的稿子就是领导“思想”的观念已一去不复返了。办公室工作的同志观念也要转变、要有时代感。

  2.流程规范化

  所谓规范化,本人通俗地理解就是要有规矩、有套路。办公室工作流程有固定和非固定流转模式之分。比如:办文办会、上传下达就有固定的,而协调督办、紧急事情处理就属于非固定模式,但是他们都有一定的规范,是有度的,不能随心(性)所欲,凭自己的爱好或者感情办事。一件事情或者一项工作该让谁知道、该走哪个部门、该发什么样的文件,等等,都有严格的规范。

  3.管理人性化

  办公室管事是职能方面的,也是主要的。这里主要谈办公室自己管人的问题,也就是以人为本,要以“尊重人、关心人、爱护人、赏识人”为基本要求。办公室的管理靠制度是一方面,我认为在当今社会个性化发展和张扬的时代,靠自我管理、自我约束、自我发展应该是主要的方面。“城外人”认为办公室工作是神秘的、神圣的,但是进了办公室工作后,很多同志认为既无“前途”,也无“钱图”,纯属苦差事,甚至是无谓的消磨时光,消耗生命。

  在基层,热爱办公室,能干好办公室的人越来越少,人才青黄不接的局面越来越严峻。在同等条件下,在我们基层国税系统,一个学业务的,一个学电脑的,一个写材料的,在政治上都没有发展的话,越往后写材料的就越没有位子。所以,要使办公室能留住人,不断有新鲜血液输入,就要多赏识人,有条件的情况下多倾斜一下,为办公室的同志打造宽松的发展平台。

  4.考核细致化

  办公室不光是考核别人,拿镜子照别人的,也要自己行的正,起到率先垂范的作用。说实在的,办公室在工作上虽然精益求精,但在对待考核上往往马马虎虎,比较笼统,好与差到底在什么地方,没有量化的标准来衡量。其实办公室的工作很多地方是可以有数据来说明问题的,不要以为为别人做嫁衣的多,抱着领导说好就好的态度,把自己的工作的好坏与领导评价的“好”与“差”等同起来,当然领导的评价是很重要的尺度。

  要克服“不求无功,但求无过”的消极思想。要通过严格、细化的考核,实事求是地评价自己的工作,在内部形成一种竞争、向上的氛围,在其他部门和领导面前展示自己的成绩,从而树立应有的地位。换言之,就是在办公室工作辛苦、受约束和压抑几年,锻炼自己的意志,也是很有好处的,因为那是一个比较全面成长的过程,是不会落伍的。




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