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办公室的精益生产生产

来源:    发布时间:2013-11-25     浏览次数:

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  精益生产能为企业带来好处,那么在办公室中实施精益生产也能为办公室带来相应的好处,能使得办公室的成本降到最低。
  建立一个精益生产办公室的好处
  一个精益生产办公室管理体系可以影响到整个企业中的各个层级的管理流程。
  企业层级的流程——和外部客户及供应商打交道的流程:订单入口、客户服务、支付账户、收款账户、市场/销售、调研开发、产品开发、以及分销。精益生产管理工具能够用来简化、加速这些流程。
  组织层级的流程——在你的企业里关键的支持性流程:信息技术、人力资源、工程部门、以及采购部门。精益生产能够简化这些流程,并提升它们的效率。
  部门层级的活动——精益生产能够减少那些增加时间但是价值极低甚至没有价值的活动。它能根据客户拉动来建立流、减少途中传输、提高部门的整体业绩。
  个人层级的任务——精益生产能够减少文书工作、手工登记、以及标准化工作步骤中的错误;帮助改善企业车间;分清每个人的角色及责任。
  在办公室中开展精益生产管理活动。通过精益生产管理活动中的内容——5S管理。可以更好的提高员工的工作素质,使得企业的工作面貌焕然一新。
  开始
  在将精益生产工具应用于办公环境之前,我们必须理解整个工作流程。正如我们绘制价值流图、集中极力缩短生产中的提前期、消除生产中的浪费一样,我们必须绘制出管理流程,以更好地理解他们并消除浪费。

精益生产办公室

  如下订单、报价、做计划、采购、产品开发、以及其他的流程中,到处都是浪费。事实表明,服务和管理流程中,有75-90%的步骤是不增值的——这在精益生产的定义中就是浪费。这些造成浪费的步骤就导致了延迟和客户的不满意。
  因为精益生产思维中一个关键的规则就是将收到客户订单到完成这个订单之间的时间缩到最短,所以查看整体提前期是非常关键的。要发现这些流程中的浪费,我们必须将它们绘制成图。在我们找到浪费(不增值的步骤)并确定了要对此做什么之后,我们就可以应用原始的精益生产工具了。例如拉动式系统、持续流、协同定位、使用站点存储、5S、可视化管理、以及防错。
  第二,你必须要收集数据。如果你的企业和大多数企业一样,那么从管理流程中能收集的数据将非常有限。办公室精益生产不像生产精益生产——生产精益生产是基于数据的——它是驱动决策的。对于办公和管理流程,决定使用什么数据取决于你想要回答那些与价值流相关的问题以及你是如何通过这些流程来定义产品或者服务的。例如,如果你的目的是要减少工程改变订单(ECNs)的数量,那么就要将ECNs定义为产品,同时找出所有ECN的数量、周期、在流程中排队的时间、以及整体的循环时间。通过这些信息,你就能找到问题最有可能出在哪里,然后在你“未来状态”的流程中消除浪费区。
  精益生产办公室应用实例
  一个钢铁制造商的价值流图表明除了总共22周的提前期外,只有一周是真正用于完成增值工作的。这家钢铁制造商发现一大部分非增值的提前期都被定义为“待批”。在订单完成流程中,有很多的步骤都需要批准,但是这些工作都只能由管理人员负责,而他们总是没空。这家钢铁制造商于是将工作步骤标准化,减少了这么多的批准步骤,将提前期缩短了两周。
  在回顾客户下订单的流程时,我发现很大一部分时间都被用于确认订单了。无论何时有新订单进入系统,一张确认单就会被自动打印出来,然后手工对其进行分类,并邮寄给客户。我要问的第一个问题就是:“客户真的需要这些确认单吗?换句话说,这是否增值?”结果是只有一些客户想要这些确认单,而这些人也表示他们可以通过电子邮件来接收此确认单。于是他们改变了订单流程,为需要确认单的客户标记一个代码,然后在下订单流程结束时自动通过电子邮件为这些客户发送确认单。这就使得办公室人员从额外工作中解脱出来,有更多的时间用于增值活动上。
  一家扬声器制造商发现它很多的提前期都因为产品设计和打样过程中得不到客户及时的确认而被占用了。我们没有有效的方法来管理客户确认流程。看起来一旦我们将信息给了客户,它就消失在了一个“黑洞”中。我们建议这家制造商开发一套可视化管理系统(一块挂在办公区域中间的时间板),显示办公室内每个岗位的工作状态。这就使得流程中的每个步骤都可见,将产品设计和打样过程中的提前期缩短了50%。
  正如你在这些实例中所看到的,精益生产的方法出奇的简单,而且不需要大量的资金投入。
  精益生产是一个已经被证实过的系统化的方法,能够被用于消除或减少产品制造或服务提供中的浪费,同时将成本尽可能降到最低。它不仅仅能够被用于车间,精益生产可以用于企业中每一个系统、每一个流程、以及每一个人。

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