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办公室开展5S的必要性

来源/作者:网络(如侵权,联系删除)     发布时间:2015-09-12 17:10     浏览次数:

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  一、办公室开展5S的必要性
  办公室是企业进行行政与管理工作的场所,它每天都接触内部和外部顾客,是公司对内对外的窗口,代表公司的形象,这就要求办公室的工作必须保证有效果和有效率的完成。实施5S是办公室提高效率的重要方法。
  办公室的工作过程和生产现场的生产过程是一样的,办公室和生产现场都有输出和输入活动。它们之间唯一的区别就是生产现场所处理的产品是有形的,而办公室处理的是信息、文件等无形产品。同时办公室实施5S的过程可以让管理人员能更好地理解5S的内涵,有利于生产现场实施5S取得成功。所以,5S管理不但适应生产现场也同样适应办公室的管理。
  二、办公室5S的活动要点
  1、办公室5S的核心
  针对办公室的工作性质和特点,办公室实施5S活动的核心是改善和提高工作效率,所以其改善的着眼点主要从以下几方面考虑:
  ·时间损失的改善
  ·质量损失的改善
  ·物流损失的改善
  ·工作效率的改善
  ·工作流程的改善
  ·工作方式方法的改善
  2、办公室5S活动方向
  办公室实施5S的目标主要是提高办公室工作人员的工作效率,塑造一个清爽明净的工作场所,所以其活动方向为:
  ·工作标准化、简单化
  ·资料标准格式化、共有化
  ·业务的精简与效率化
  3、办公室5S主要内容和方法
  整理:明确哪一类文件需要,哪一类文件不需要
  无效和不需要的文件(包括电子文件)及时清理
  整顿:将文件分门别类保存
  制作目录索引,便于查找
  清扫:防潮、防尘、防虫、防火
  定期修补维护
  清洁:专人管理
  责任分明
  素养:使用完后及时归位
  爱护文件,节省用纸
  按规定要求制定发行文件资料
  办公室5S有很多工作要做,根据其核心与方向,一般要进行以下工作内容:
  减少总账、表格、工具的数量以消除不必要的混乱.
  把所有文件(包括电子文件)、工具进行分类并按类别确定保存这些物品的方法。开展“30秒内找到文件”的竞赛活动。
  对工作流程进行重新设计,使以个人为基础的工作向以团队为基础的工作转变。
  研究和改善办公室工具
  办公室的工具和办公用品并不是专为某个特定的办公室设计的,办公用品和工具应根据工作性质而设置。因此,有相当大的余地来对办公室里的工具进行订做和改进。在很多时候,会发现改进一个表格的最好办法就是将它消除。
  责任区划分
  为了做好办公室的5S工作,应将办公室划分成不同的区域,确定相应的责任者,做到“物物有人管,人人有事做”,同时应将责任者的姓名、工作内容及工作标准进行明示。
  使办公室保持清洁和秩序井然
  办公室通常是很多来访客人首先看到的地方,它会使客人形成对公司的第一影响,这正是必须全力以赴来保持办公室清洁的原因。办公室清洁意味着天花板、地板、墙壁、办公桌、档案柜及所有其它的地方和所有东西干净整齐。
  目视管理在办公室的应用
  每个部门根据本部门的职能特点,确定要进行目视管理的内容。一般办公室的目视管理内容包括:管理看板和各种标识。其中管理看板的内容一般是本部门管理的重点和部门的核心工作,比如工作计划、企业方针、人员去向、质量变化趋势、个人5S责任等等;标识的内容包括:文件资料、资料柜、清扫工具、公用物品及其它办公用品。
  实施定置管理
  办公室的定置管理主要包括:办公室的整体定置、办公室布局定置。首先办公室要有一个整体定置管理图并放置于办公室的明显位置,该图将办公室的主要物品,如办公桌、文件柜及其它设备等位置标示出来。其次,办公室局部的定置管理内容包括:文件资料的定置、办公桌桌面的定置等等。
  9、办公室人员的礼仪、仪表
  (1)仪态
  应常常恰到好处的微笑,让人感到平易近人、和蔼可亲。不能老板着面孔对人不理不睬。
  男性要显得质朴纯真,高雅端庄,既彬彬有礼又落落大方。
  女性要显得温文而雅、柔婉恬静,既楚楚动人又自然庄重。
  (2)站姿
  头正颈直,最微闭,两眼平视前方;收腰挺胸,脚挺直,两臂自然下垂;从整体上产生一种精神饱满的感觉,切忌头下垂或上仰,弓背弯腰。
  (3)坐姿
  男性张开腿部而坐,手置膝上或防于大腿中前部,体现男子的自信豁达。女性则是膝盖并拢,体现其庄重矜持,动作协调。腰挺直,两手自然弯曲,扶膝部或交叉放于大腿半前部,切忌叉开两腿、跷二郎腿、摇腿,弓背弯腰。
  (4)走姿
  头正颈直,挺胸收腹,目光平视,两手自然下垂,切忌八字步。不要多人一起并排行走,不要勾肩搭背。
  (5)头发、化妆
  Ⅰ头发要保持整齐、干净,不能又脏又乱,发型选择要美观大方、整洁,便于生活和工作。
  Ⅱ男性不留长发,不烫发,不染红、黄发。
  Ⅲ女性发式要根据自己的年龄、职业、环境来选定发型,不能过于夸张,不染红、黄发,不留奇异发型。
  Ⅳ女性以化淡妆为对人有礼貌。过于浓妆艳抹反而有损形象。
  (6)服饰
  服装要干净整洁,衣着以大方稳重为好,办公室人员在厂区一律穿工作服或厂服,并在左胸上方位置佩带胸牌或工作证。
  (7)行为
  Ⅰ真诚谦恭待人,以对上级的谦恭是职责,对平级的谦恭是礼貌,对下级的谦恭是高尚为座右铭。
  Ⅱ办公室内用语文明,不说粗话、脏话、刻薄话。
  Ⅲ不乱扔纸屑、烟头、果皮,吐痰入盂。
  Ⅳ在长、尊、领导房间时,未得到允许不可吸烟,在禁止吸烟的公共场所不得吸烟。
  Ⅴ对待内部、外部顾客,要求礼貌周到、热情,切忌出现“门难进,脸难看”的现象。
  Ⅵ尽量在电话第一声铃响时接听电话,至多不超过三声(不然显得管理不善),接、打电话的第一句是:“您好,这里是……”,即使受到对方极大责难,仍要保持礼貌和耐心,并视为一种工作道德。
  Ⅷ任何言谈举止不得有损公司形象。
  三、办公室开展5S活动的技巧
  1、开展“30秒找文件活动”
  为了提高办公室人员的工作效率,有必要开展“30秒找文件”的活动。首先,将企业的资料(包括电子文件)归档、定位并做好标识;其次,按一定的时间间隔对文件资料进行整理、清扫,文件夹内只保留有用的文件,并且将文件夹的文件资料按一定的排序方法进行排序;第三,做好文件资料借阅标识,做到谁都能一眼就看出谁借走了文件;最后,开展“30秒找文件活动”竞赛。
  2、开展“一就是最好”运动
  必须让所有人进行一场“一就是最好”的运动。这种活动是简化操作和促进管理的方法。这里所说的“一”是指各种各样的活动和物品。如:
  一套文具、工具
  尽量减少文具和工具,每人最多一套。对于使用频率不高的文具,如标号工具、大号订书机等,办公室的人员可共用一套。
  (2)一个地点
  把文件集中存放在一个地方,这样做将会减少你自认为是所必须的文件数量。而对电子文件管理时,必须有一种能够系统性的方法来给文件命名,以便每个人能够理解文件名的表示方法,并在30秒内就可找到所需要的文件。
  (3)一份文件
  只保留一份文件的原稿,不要有很多文件副本。如果有可能的话,把所有文件存在电脑。
  (4)一页文件
  日本企业早就将“轻、薄、短、小”的技术理念应用在管理方面。尤其是在文件方面,更始将“薄”的理念应用的淋漓尽致,不仅使得文件容易读,容易记,而且容易维护,可以说是已达到一目了然的境界。既节省纸张用量,又缩短阅读的时间,提高了工作效率。
  一小时会议
  尽量把会议时间限制在一小时以内,这样可大大减少用在会议上的时间。每次在会议召开之前,要安排好开会程序。为了更好的控制开会的时间,培养部门领导开会的能力,开会时每个部门的发言有时间限制,在会场放一个闹钟,时间一到该部门的发言结束。这样不但能大大节约开会时间,而且能锻炼员工的开会能力和技巧。
  一分钟电话
  在拿起电话之前,综合一下你的思想和问题。在谈话的时候力求用语简洁和准确表达出自己的思想。如果可能的话,应在一分钟内与对方说“再见”。
  一天内处理完毕
  事情当天内处理完毕会大大减少之后的工作量,缩短处理工作的时间,减少文件所报阅部门的数量和签字人的数量,消灭文件打圈现象,把“入”、“出”和“未处理”的文件盒制作的尽量小。如果公司采用了电子邮件系统,要确保每天检查“电子邮件”信箱,并尽一切可能立刻回复有关文件。
  3、开展“办公室”扫除活动
  办公室的扫除活动包括日常扫除和定期扫除。首先,要确定日常扫除和定期扫除的分类,哪些扫除是需要日常进行的,哪些扫除是需要定期进行的。日常扫除可以“每天5S工作”或“每天10分钟5S”的形式进行。办公室集体扫除时,办公室领导要身体力行,带头进行扫除。
  4、开展“椅子归位”活动
  办公室工作的人员,要随着5S的不断深入和推进,逐渐养成良好的工作习惯,从而使办公室成为清洁明亮的工作场所。为了做到这一点,可以开展类似“椅子归位”的活动,逐渐让员工从身边的点点滴滴做起,随着这种活动的开展和深入,就能为企业塑造一支高效的工作团队。
  5、开展“5S小组”活动
  对于庞大或业务较多、5S工作量和难度大的部门,可以考虑成立5S小组,针对实施5S过程中的难题进行5S攻关。攻关结束后,应将攻关过程的得与失张贴出来供员工分享。
  6、制定5S职责
  如果不针对部门的情况对5S工作进行分工,大家往往是吃大锅饭,不但效率低下,而且水平很难提高。为此,应明确规则,对办公室的5S进行分工,并将分工表张贴出来。
  7、另外,应针对不同的物品作出相应的5S规定,以便员工在实施5S过程中有章可循。如在办公室5S的实施过程中,文件的清除和管理是很重要的一环,针对这个问题可以制定文件清除的有关规定。
  8、办公室5S工作开展的如何,可制作“办公室5S检查评分表”进行考核,并与上次检查结果相比较。




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