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“办公职场5S”规范化管理倡议

来源:    发布时间:2015-08-20 17:17     浏览次数:

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您好!欢迎您来到新益为咨询机构官方网站,很高兴能够有机会和您一起分享精益管理相关知识!您可以通过以下几种方式联系到我们;全国服务热线:133-6802-3519、133-8960-3856。

  为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次,优化办公环境,提高员工自身素质、不断自我改进,为员工营造干净、舒适、温馨的工作环境,孕育全员良好的工作作风,人力中心行政部倡议在公司办公职场率先实施“5S”规范化管理即:整理、整顿、清扫、清洁、素养。
  一、本倡议的实施意义:
  通过“5S管理”养成凡事认真的习惯(认认真真地对待工作中的每一件“小事”、每一个细节。);养成遵守规定的习惯;养成自觉维护办公环境整洁明了的良好习惯;养成文明礼貌的习惯。
  二、本倡议的具体实施措施
  1、各部门培训学习“5S”规范化管理的定义、内容及相互关系。
  要求:1.1、各部门在培训后每位工作人员需要对学习的内容提交“心得报告”1份。
  1.2、各部门负责人需要根据本部门需求制订“本职场5S管理的实施要求及目标”
  1.3、人力中心根据各部门的报告并结合公司的具体要求制订“佳飞国际办公职场5S管理的实施要求及目标”
  2、人力中心行政部实施“办公职场3S”督查时,实施“红黄牌纠察制度”。
  解释“红黄牌纠察制度”:
  2.1行政部督查时在不规范区放置红黄牌并拍照留据。
  黄牌——提醒警告,相关单位立即整改并保持。
  红牌——经济处罚并通报,相关单位立即整改并保持。
  2.2各单位整改后在规定时间内将红黄牌交付行政部,行政部复查。
  3、倡议公司确定每年某月份为“5S”规范化管理学习活动月。
  4、素养进一步升华——通过“5S”规范化管理和督查,促进“拒绝理由、不找借口”的工作作风的养成。
  三、参考附件
  附件1、“5S”的定义、内容及相互关系
  附件2、“5S”实施要求及目标之范本
  四、建议与倡导
  以上倡仪,望全体员工在日常工作中,提供更好的“合理化建议”进一步丰富和推进“5S”管理,以后逐步将在生产单位实施。在此,更希望我们每一个人,自己立即行动起来,改变不良习惯和工作陋习,时时自省,从我做起,从现在做起,通过自己良好的修养,塑造出整洁、温馨、严谨、和谐的办公职场,实现你的追求,实现公司与你的共同理想。
  五、申请批示
  以上倡议可否,请领导批示。
  附件1、“5S”的定义、内容及相互关系
  “5S”是指整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE),因其日语的罗马拼音均以“S”开头,因此简称为“5S”。
  1、整理:将办公场所的物品区分成为有用的和没用的,除去没有用的物品,留下有用的。是为了把空间腾出来活用,减少误用、误报,营造清爽的工作环境。我们的办公场所,有电脑、电话、各类文件资料、各种办公用品,还有您的个人用品等,如果整理不当,再宽敞的办公环境也会变得狭小;文件柜、夹、办公用品柜杂乱无章法,会因杂物占据空间而失去原有的使用价值;寻找资料、物品不方便,浪费时间。所以现在开始整理吧。
  2、整顿:把留下来的有用物品,根据使用状况分门别类,按规定摆放整齐,并加以明确标识。是让物品摆放一目了然,减少物品的找寻时间,工作场所整齐、美观。我们应将各类物品细化放置,哪些该放近些,哪些可以放远些,哪些是经常需要的,总之要保证在最快的速度之内取得所需之物,通过最简单的流程完成工作。让我们自己按所需物品的摆放,合理利用空间的同时,节约时间,提高工作效率。
  3、清扫:工作场所彻底清扫干净,保持工作环境及办公工具清新、明洁。是为了工作期间有心旷神怡的心情和工作节奏,创造良好的作业环境。在我们的办公公共区域每天都有专职的卫生清洁人员负责打扫;当然,各扫门前雪,个人的办公区域还是需要自己亲自整理打扫的。比如说,利用十分钟,清理干净自己的办公区域,然后整理需要的文件资料、办公用品,我们就可以清清爽爽地开始一天的工作了,心情不错,工作也积极。
  4、清洁:将前面三个“S”的做法制度化、规范化并习惯执行及维持成果。是为了让前“3S”的成果保持下去,树立加强“5S”的信心。我们可以充分利用上下班前的时间来完成这项工作。只有这样,我们才能在清洁、整洁的环境下进入工作状态,舒心工作。下班时,再梳理一天的工作内容,有用的资料和没用的资料,整顿一番,井然有序的处理,轻松面对第二天的工作任务。
  5、素养:养成遵守规定的习惯。其目的是让大家遵守规定并营造良好的团队协作、敬业进取精神。我公司“诚信、进取、求实、创新”的企业精神,是公司的根本,没有人员素质的提高,任何工作都无法顺利有效开展。通过“5S”管理,培养员工良好的职业习惯,全面提高员工文明礼貌水准,按照规章制度做事,全面提升员工个人的素质和企业团队的实力,也是积极稳定“5S”管理所希望带来的正面效果。
  整理是整顿的前提,整理、整顿又是清扫的前提,整理、整顿、清扫又是清洁的前提,素养是推动员工进行整理、整顿、清扫、清洁的前提和内在动因,而整理、整顿、清扫、清洁长期作用的目的又在于改善职场环境和人的修养。总之,“5S”源于素养,终于素养。
  附件2、“5S”管理实施要求及目标之范本
  1、行为:
  1.1提前3—5分钟进入工作岗位,做好工作准备。
  目标:能及时进入工作状态。
  1.2上下班按时签到,事假有请假条,工作外出有派遣单。
  目标:不迟到、不早退、不无故缺岗。
  1.3参加会议或培训不无故缺席,按时到会,不打瞌睡,认真听讲、记录。因公务或工作不能出席的需向部门负责人或主持人请假。
  目标:遵守会场纪律。
  1.4上班正确佩戴上岗证,不在上岗证里夹装饭菜票等杂物,保持整洁、规范。
  目标:工作态度端正,上岗规范。
  1.5上班着装应干净、大方、得体,不穿奇装异服、不穿拖鞋、办公期间不脱鞋。
  目标:保持职场个人仪表。
  1.6不在公共场所吸烟(如会议室、电教室),不抽流动烟(如楼梯、过道、电梯或进入他人办公室),来客时,不在不吸烟的客人面前吸烟。
  目标:减少公共环境污染,尊重他人健康。
  1.7上班时不看与工作无关的报纸、杂志,不浏览与工作无关的网站或娱乐网站,了解政治、经济方面的新闻应适时适度。
  目标:集中工作精力,提高工作效果。
  1.8不随地吐痰、不随地乱扔杂物或垃圾、不踩踏或采摘花木。
  目标:环境卫生靠大家,共同维护职场环境。
  1.9尽可能不饮酒或不酗酒上班,陪客应以客人为主。
  目标:防上班时个人语言、行为失态,影响办公环境和公司形象。
  1.10上班不随意串岗,非因工作需要,不占用或使用他人工作台和办公电脑,不聚众闲聊。进入办公区应将手机铃声调小或调入振动状态。
  目标:纯净工作环境和秩序。
  2、物品:
  2.1办公台、椅、柜(橱)、茶几、衣架、报架、花盆架等物品放置要规划有序,布局美观。
  目标:对内:营造一个有序高效的工作环境。对外:成为一个让客户信任的公司。
  2.2办公台面可放置办公设的电脑、电话、茶杯、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、资料等物品,要求分类放置、定位放置,整齐有序。不放置与工作无关的物品(手提包、饭盒等)。
  目标:使自己工作面环境整洁、有序,提高办事效率。
  2.3办公台抽屉内物品应清理出没用或与工作无需的物品,一、二层放置办公物品,最低一层可放置个人需用物品。柜(厨)放置的物品不零乱。
  目标:一眼所见并能立即取出所需要的东西。
  2.4将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公台抽屉或台面文件架。将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公台面或专用文件架。
  目标:能在30秒内做到需要的文件资料能快速找到。
  2.5文件柜、空调等顶上不放置杂物,水壶、瓶,清洁工具放入固定位置。
  目标:保障公共工作区域内整洁、有序。
  2.6工作中途离开办公室超过半小时的,应关闭电脑;超过10分钟的,应关闭电灯、空调等。下班应隔断电源。
  目标:减少浪费,消灭安全隐患。
  2.7报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,不留台面,需留存的要入柜或报架上,无需送存办公室。技术性资料应整理登记入柜。
  目标:克服工作杂乱无章现象。
  2.8座椅靠背不搭挂毛巾等物品,离开工作位应将椅推入工作台下,且紧挨工作台平行放置。
  目标:养成良好的工作紧凑感和个人涵养。
  3、卫生
  3.1办公公共区域卫生有专门的保洁人员,各科室卫生及走廊玻璃各自负责打扫。对公共区域卫生负有维护的责任,不随地吐痰、不乱扔烟头、不乱扔垃圾等杂物。
  目标:先进的办公条件,洁净的办公职场,温馨的办公环境。
  3.2办公室内地面每天清擦一次,需要时,应随时。沙发、茶几下面应“搬家式”清扫一次。
  目标:地面干净清洁、明亮,无灰尘、水渍、污迹、纸屑等杂物。
  3.3门窗及玻璃应经常清擦,每周不少于二次。
  目标:窗玻璃干净透明,无水迹、雨迹、污迹;窗框洁净无污迹;窗台无杂物、无灰尘;窗推拉轨道无杂物。窗帘整齐洁净、无灰尘,悬挂整齐。
  3.4屋面、墙壁及墙角往往是卫生的盲区,要重点清扫,夏日晚上加班要关好门窗。
  目标:无灰尘、无蚊虫、无蜘蛛网、无脚印等人为因素污染。
  3.5墙面不得随意悬挂、张贴物品,不得乱画、乱钉。确需工作或宣传之用,应审批后,由公司统一规划设计、施工。
  目标:保持整体环境。
  3.6办公台面、挡板两面、电脑、空调、柜(厨)、文件架(夹)、复印机、点钞机、电话机、传真机等办公工具要经常清擦、做好保养。
  目标:无灰尘、无污迹、无锈迹,保障工作正常开展。
  3.7电水壶、热水瓶、清洁工具,要随时清擦,保持干净。
  目标:无水垢、无锈迹、无污水迹,延长使用寿命。
  3.8垃圾篓要及时倾倒,不能装的太满,要随时带入楼下垃圾箱,更不能随手放入过道垃圾桶或扔放洗脸间。
  目标:要共同维护公共区域卫生,并珍惜他人劳动。
  4、素养:
  4.1努力提高自身修养,自觉养成严格遵守公司规章制度的习惯和作风。
  4.2工作安排科学有序,工作时精神饱满,时间观念强。
  4.3言谈举止文明有礼,对客人、同事热情大方(如上楼梯或电梯遇到客人应让行、遇见上级应主动问好等),不随易使用“不、不知道、不管我的事”等拒绝性词汇。
  4.4自觉遵守社会公德和和树立正确的人生价值观。
  4.5努力发扬团队精神,积极参加公司的义务劳动。
  4.6同事间应团结友爱,乐于助人。
  目标:素养的高低体现自己如何对待自己,如何对待他人,如何对待环境,只有通过个人的才智、能力和内在涵养,提高个人品质,最终达成全员“品质”的提升。

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