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怎样开展办公室6S管理工作

来源:    发布时间:2015-09-18 16:33     浏览次数:

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AI新时代重新定义精益管理

  办公室是企业的领头羊,做好办公室的6S管理工作就是引导企业各部门6S管理工作的开展
  (一)、办公室6S管理-桌面位置摆放规范
  1、办公文件、票据不能散乱放置于办公桌上,应分类放进文件夹、文件盒中。
  2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌上重叠堆积,应进行分类编号整齐存放在文件框中。
  3、不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类编号整齐存放在文件柜中。
  4、从文件/工具柜中取用的资料用完后及时返还至文件/工具柜。
  5、正在使用的文件资料分为待处理、未处理、已处理三类整齐放于办公桌面,做到需要的文件资料能快速找到。下班后统一归类,需要继续处理的存放于办公桌第二层抽屉。
  6、工程人员,使用频率高的的日常工具放置于随身携带的工具包或整齐的挂在墙上,较常用的工程工具存放于工具柜的外层,使用频率较低的工程工具放置于工具柜的内层。
  7、文件/工具框中的所有文件/工具应摆放整齐有序,不得出现报纸、杂志等与工作无关文件。
  8、办公用品如笔、尺、橡皮、订书器、起钉器、剪刀、笔筒等,应放在办公桌右上角或放于第一层抽屉,不能散乱于办公桌上,取用后放回原位。
  9、办公桌面可放置电脑、正在使用的资料,文件筐、台历、电话、茶杯等办公必备用品,要求摆放整齐,衣服、手套、包等私人物品不能放置于办公桌面。
  10、电脑、电话线应捋顺,不得缠绕。
  11、办公电脑桌面整洁,所有文件有清晰的目录。

办公室5S管理
 

  (二)、办公室6S管理-办公桌抽屉整理规范
  第一层:存放个人及客户名片、笔、眼镜等小物品,应摆放整齐。
  第二层:存放正在使用的文件资料及需要保密的资料资料。
  第三层:私人物品。
  (三)、办公室6S管理制度检查表
  姓名部门职位
  6S内容工作内容及标准自查频率考评合格1分,不合格0分
  整理
  =扔掉废弃物将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸杂志等按要求废弃。1次/日
  将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。1次/日
  从文件柜中取用的资料用完后及时返还至文件柜1次/日
  文件标识按公司标准制作、编号1次/日
  将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或长柜中。1次/日
  将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公桌面上,做到需要的文件资料能快速找到。1次/日
  个人用品放于办公桌第三个抽屉中。1次/日
  工程工具存放有序。1次/日
  整顿
  =摆放整齐办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品,要求放置整齐有序。2次/日
  笔、墨、橡皮、尺子、笔筒等办公用具整齐放于桌面右侧或抽屉中。随时
  办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品1次/日
  办公室桌上,电话线、电脑线不凌乱。定期自查
  柜内、框内各种资料、票据分类整齐存放,并根据资料内容统一标识。1次/日
  清扫
  =打扫干净离开座位时椅子推回。随时
  文件柜、文件筐表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,1次/日
  办公桌面、挡板内外、推柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。1次/日
  清洁
  =保持整洁,持之以恒上班时间随时保持。随时
  自我检查,对发现的不符合项随时整改。随时
  下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。1次/日
  下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。1次/日
  素养
  =人员保持良好精神面貌上班时间仪容整齐大方,制服整洁。1次/日
  言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。随时
  工作时精神饱满,乐于助人。随时
  工作安排科学有序,时间观念强。随时
  (四)、办公室6S管理-办公区工作纪律规定
  第一条各部门电脑由专人管理使用。操作时必须按照电脑规程进行,不得更改网络设置,不得私自安装使用各种软件,不得私自拆卸电脑,不得访问非法和不健康网站。
  第二条公司电话为方便与外界沟通、处理公务专用,打业务电话要精简,尽量缩短通话时间,音量要低,尽量不要影响其他同事的工作,严禁擅自用公司打私人电话。
  第三条为保证设备正常运转,维持办公区域工作秩序,未经允许不得擅自改动或移动电源、机柜、终端、服务器等,不得私自调换窗口,不得随意改变各项办公设施的摆放布局。
  第四条人为造成办公设施损坏的,责任人或单位按原价赔偿。
  第五条员工在上班时间要集中精力完成本职工作,严禁做与工作无关的事:如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人;看与工作无关的书籍和报纸;上网玩游戏、聊天;闲谈;睡觉等。下班后除确实须完成工作,如无其他加班任务,员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。
  第六条节约使用纸张,对内存档或传阅的文件应充分利用纸张;
  第七条员工参加会议或集体活动时,必须遵守纪律做到不迟到、不早退。
  第八条员工外出须报部门经理批准,并写明外出时间、地点。
  第九条员工携带公司的物品离开公司,必须经部门经理同意并遵照公司物品放行管理规定。
  第十条饮水机放置于办公区域内,供员工和客人使用。饮水杯只供给客人使用,本公司员工应自备水杯。
  第十一条为节约用电,办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内要及时关闭。
  第十二条办公区内禁止吸烟。
  (五)、办公室6S管理-办公区域环境卫生管理
  办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护办公区环境卫生。
  第一条办公区卫生实行管理负责制,各负其责,奖优罚劣。
  第二条公司员工必须养成良好的卫生习惯,做到不随地吐痰,不乱丢纸屑,不乱倒茶叶渣,工作资料、用品摆放整齐,保持室内外的清洁卫生。
  第三条各部门办公场所必须保持办公区域整洁卫生,桌上物品摆放得体,整齐有序,下班前桌椅摆放整齐,柜台上遗留物品全部清理,做到四净(窗净、桌净、地面净、墙面净),四无(无灰尘、无烟蒂、无四害、无痰迹)。具体要求如下:
  1.小心避免茶水、饮料、食物等污染地面,垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内,不得任意乱倒、乱堆积;
  2.文件柜里的资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,避免多余物品占用文件柜的使用空间;
  3.各部门有责任保持部门公告栏(白板)整洁,不得乱涂乱画,通知通告应粘贴摆正,超过一周以上的应取下存档;
  4.每位员工应注意保持个人办公区域整洁。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。
  第四条全体员工都有权利和义务对违反本制度、不讲卫生的行进行劝阻和制止。
  第五条公司安排值日生每天下午下班后打扫卫生。范围包括地面、橱柜、接待室等。
  (六)、办公室6S管理-办公室安全管理
  第一条办公室内不准存放资金、存款单、有价证券及其他贵重细软物品。
  第二条财务室及其他保存有贵重、机要物品的房间,必须采取完善的安全防范措施,财务室无人时要出入锁门。
  第三条办公室内要时刻注意用电的安全,不私自使用大容量电器,要经常检查线路安全,要有控制电源、火种的安全具体措施。
  第四条每天中午休息时间值班人员要确保在办公室,下班后最后离开办公室的人员,必须确保检查好门窗、电源、电脑等。
  第五条会议室、办公室、橱柜等钥匙行政人员要妥善保管,在无人时要确保关门。
  第六条落实办公室安全责任制。室内发现失窃案件或火灾事故要查明原因,明确责任,并按情节轻重给予责任人相应处理,情节严重者,交由公安司法机关处理。
  
  




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