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六西格玛管理在项目团队建立中的应用研究

来源/作者:网络(如侵权,联系删除)     发布时间:2012-02-01 15:03     浏览次数:

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  二十世纪八十年代,摩托罗拉公司首次将六西格玛管理应用于生产制造过程的质量管理,来改进传呼机、移动电话和其它产品的质量。实施六西格玛管理仅两年,摩托罗拉公司就获得了美国国家质量管理奖,生产率平均每年提高12.3%,利润每年增加20%,质量缺陷平均减少99.7%,总共获得了160亿美元的净效益。摩托罗拉公司的六西格玛管理实践取得丰硕的成果,引起了世界各国公司的高度关注,许多企业纷纷引进和实施西格玛管理,从而在全球掀起了一场六西格玛管理的浪潮。将六西格玛管理运作最成功的企业是美国通用电气。该公司前CEO杰克·韦尔奇在学习了摩托罗拉的六西格玛理论后,大力在公司内部推行六西格玛管理方法,同时他还进一步改进了六西格玛,不仅像别人那样将其应用于生产领域,还将这一理论应用在金融部门等其他领域,取得了巨大的成功。本文在对六西格玛管理的内涵进行分析的基础上,着重探讨六西格玛管理在项目团队组建中的应用。
  1、六西格玛管理的内涵
  在希腊字母中,小写的“σ”(sigma)是一个在统计学中用来代表“标准差”的符号。标准差是表示任意一组数据或流程中离散或差异程度的指标。在统计学中,6σ即“6倍的标准差”,表示每百万个产品其质量的不良率少于3.4,即合格率达99.9997%。但是,六西格玛管理发展到今天,已不仅仅指有形产品的质量管理,而是一整套系统的企业管理理论和实践方法。它的内涵有以下三点:
  (1)六西格玛管理提倡以顾客为中心的理念。这里的顾客不单指企业的外部客户,还指企业内部的顾客,即企业员工或者部门。面对着不断变换的市场环境,企业有许多领域需要改进,然而资源的有限性要求我们必须分清主次,将重点放在顾客最关心、对质量有重大影响的事情上,也就是顾客质量关键点(criticaltoquality,CTQ)。六西格玛管理追求的是提供无缺陷的产品和服务,并用σ值来衡量产品或服务的质量水平。当σ值达到6时,被认为是完美的产品或服务。这里的缺陷,指的是顾客不满意的情况。
  (2)六西格玛管理是基于数据的决策方法。它强调用数据说话,而不是凭直觉和经验行事。量化是六西格玛的基础,量化的指标客观反映企业的现状,从而引起管理者的注意。六西格玛通过对真实数据进行科学分析来发现问题的症结所在。
  (3)六西格玛管理体现了不断改进和崇尚学习的企业文化。它为企业培养具备组织能力、激励能力、项目管理技术和数理统计诊断能力的领导者,这些人员组成企业适应变革和竞争的核心力量,他们随时听取顾客的声音,并根据顾客的需要不断地改进工作。
  总之,六西格玛管理是一种灵活的综合性系统方法,它需要对顾客需求的理解,对事实、数据的规范使用和统计分析,以及对管理、改进、再发明业务流程的密切关注,运用科学方法提高效率,减少失误,从而使整个流程达到总体最优状态,最终能够满足顾客的要求。
  2、六西格玛管理在项目团队建立中应用的可行性及应用步骤
  项目人力资源管理包括三个前后联系的方面,即组织规划、建立项目团队和进行项目团队建设。建立项目团队是项目人力资源管理的重要环节,它的成功与否将直接影响到后面一系列人力资源管理的环节,甚至影响到项目的成败。组建一个项目团队的工作内容主要包括:从各种来源物色团队成员,同有关负责人谈判,将合乎要求的人编入项目团队,将组织规划阶段确定的角色连同责任分配给各个成员并明确他们之间的配合、汇报和从属关系。
  项目团队的建立实际上是项目人力资源的选择,它可以分为两个阶段,即任命项目经理和选择项目成员。项目经理是项目组织的“灵魂”,他卓越的管理才能将是项目成功的基础。项目经理确定后就要组建项目班子,项目成员是项目组织中的“中坚”,大量的调研、搜资、纂写报告等基础工作由成员独立完成。项目成员的选择权利在于项目经理,对于项目经理而言,如何提高项目成员选择的质量,是其面临的一个难题。六西格玛管理作为一种质量管理的方法,如果能在项目成员的选择中加以应用,对于项目的人力资源管理和项目成功运作将发挥重要的作用。
  2.1六西格玛管理在项目团队建立中应用的可行性
  (1)项目成员的选择有明确的客户目标。在项目成员组建活动中,项目经理选择项目成员的最终目标是为项目组织规划提供符合要求的员工,满足项目组织用人的需求。
  (2)项目成员的选择有明确的工作流程。如同企业的生产部门要遵循严格的生产流程一样,项目经理在进行项目成员选择时也有清晰的工作流程。从各种来源物色团队成员,同有关负责人谈判,将合乎要求的人编入项目团队,整个选择流程使项目经理有明确的选择目标,以及为实现目标而采取的步骤。
  (3)项目成员招选择效果可以测度。在项目成员选择的整个流程中,存在着大量的数据信息,项目经理可以通过设立一系列指标、可以通过对数据信息的统计分析对选择工作的质量进行测度,保证最终目标的实现。
  通过上述分析可以看出,项目团队的建立过程符合六西格玛管理的内涵。因此,可以将六西格玛管理引入项目团队的建立中,通过对流程的改进,最终实现项目成功的运作,赢得客户,即企业的满意。
  2.2六西格玛管理在项目团队的建立中的应用步骤
  六西格玛管理的典型步骤包括定义、测量、分析、改进、控制五个步骤,这五个步骤同样可以应用在项目团队的建立中,通过这五个步骤的运作消除项目团队的建立中产生缺陷的原因,逐步改善项目成员选择的工作质量。
  (1)定义
  定义是六西格玛管理的起点,也是至关重要的一步。要确定需要改进的目标,确认顾客以及他们的需求,找出质量关键点,即顾客最关心、对质量有重大影响的问题。对于项目成员的选择来说,项目经理最关心的是如何用最短的时间、用尽可能少的费用获得符合项目组织规划所需要的员工。可以通过绘制流程图的方式将项目团队建立的流程图进行描述(见图1),以便将总目标进行分解并加以细致的定义。
  从图1可以看出项目团队建立的流程可以划分为物色、选拔、录用、评估四个阶段,每一个阶段又可以划分为若干子流程(如图1所示)。成员物色是项目团队建立的第一个阶段,项目组织规划和职务分析是对项目成员选择工作的最好描述,物色阶段的任务是找到更多更好的候选人。选拔是从已经物色好的成员中挑选出最合适的人来组建项目团队。在进行同负责人谈判、面谈和考核后,进入到项目团队建立的第三个阶段——录用。最后是评估阶段,即对项目团队建立活动的效益与成员的质量进行评估。通过对项目团队组建过程的评估,找出选择流程中各环节上的薄弱之处,为以后项目的成员选择工作的改进提供依据。定义阶段要求对每一阶段、每一子流程的标准都进行明确界定,我们以项目团队建立的流程为例,应该根据项目工作分析和人力资源净需求,将所需求成员的数量、技能、专业、工作经验、甚至性格方面的要求都进行明确界定。
  (2)测量
  测量是实施六西格玛管理的第二步,它是指测量和权衡现存的系统。根据定义阶段的标准评价现有的业务流程能力,只要没有满足定义阶段的标准,就认为是一处缺陷,并加以记录。
  (3)分析
  分析是实施六西格玛管理的第三步,它要求利用统计学工具对整个系统进行分析,并确定现存系统和流程表现与既定目标之间的差距和解决的方法。
  从项目团队建立的流程图中可以看出,项目团队成员的选择是一个繁琐的过程,项目团队成员人选除了满足项目人员配备计划的要求以外,至少还要考虑应聘着者以前的经验、个人的兴趣、个人性格和爱好等,其中任何一个环节出了差错,都会直接影响到团队的建设,导致选择效率低下,甄选出的成员不符合项目组织的需求。
  (4)改进
  改进是六西格玛管理的核心过程。在经过大量的分析后,找到根除和预防缺陷发生的解决方案,并利用统计学方法衡量改善的效果。对于客观性的因素导致的缺陷,可以根据原因,采取相应措施进行改进即可。
  (5)控制
  控制是实施六西格玛管理的最后一步,它是指监控新的系统流程,用修正、补偿和激励的方法使各种规则、程序、运用指令和其他管理机制达到规范化。它是针对成员选择中存在的缺陷,在及时采取相应措施进行改进后,通过系统和组织的修正使改进制度化。
  3、六西格玛管理在项目团队建立中应注意的问题
  对于任何科学的管理思想,其推行成败的关键因素在于主管的承诺、员工的参与及团队的合作,而这三项要素也正是六西格玛管理所着重强调的。除此之外,要想在项目团队组建工作中成功实施六西格玛管理,还必须注意以下几个方面的问题:
  (1)关注项目成员的选择流程,减少工作失误
  从弗雷德里克·泰勒到20世纪80年代的质量管理权威,还是到现在的六西格玛管理的推崇者,工作流程一直是管理理论家和实际从业者研究的重要主题。以前大家主要关注的是生产流程,但是随着各企业逐步将产品的竞争转为服务的竞争时,工作流程的概念被引入其他非生产部门,其中就包括人力资源部门。
  工作流程的概念为人力资源管理者提供了一种手段,管理者在将具体的任务配置或分派给某一特定的工作或者特定的人之前,首先进行分析,理解要提供高质量的服务需要完成哪些任务,同时明确为了完成任务需要具备的技能。项目团队成员的选择并不是一个单独的活动,它是由物色、选拔、录用、评估等系列活动构成。选择流程是项目团队组建时所必须经过的步骤、过程,这些步骤和过程是密切联系着的一个整体,每个环节都不能忽视,更不能省略,如果忽视了某一个环节,选择工作就可能出现失误。
  (2)重视项目组织规划的需求,实现员工和企业的共同发展
  在当今日益激烈的市场竞争环境下,企业的管理必须立足于识别顾客的需求,最终为顾客提供满意的产品和高质量的服务。在项目成员选择的工作中,项目经理面对的顾客是项目组织,其提供的服务就是要为项目组织甄选出具有献身精神的高质量雇员。
  六西格玛管理强调从整个经营的角度出发,真正关注和理解顾客需求,明确核心流程,利用科学规范的分析方法和工具,来提高流程能力,从而达到减少预防性成本、评估性成本、内部和外部错误成本,提高公司绩效。项目经理结合项目组织各个不同的岗位的具体要求来进行成员,从中选出个人发展目标与企业目标趋于一致的并愿与企业共同发展的员工。
  (3)用事实和数据考核,提高管理的科学性
  项目团队的组建离不开对绩效考核。绩效考核既是人事决策的基础,又是检验项目团队建立工作的手段,还是改进项目团队建立工作的依据。在生产流程中,人们对产品规格的要求非常严格——以毫秒和微米来衡量;但是在项目成员选择流程中,考核标准很粗略,往往带有一定的主观成分,从而影响到绩效考核的公平性。六西格玛管理强化了“事实管理”的概念,并把对它的理解推向了一个新的层次。六西格玛管理首先从澄清什么是业务绩效标准化的关键手段着手;接着,它使用统计数据和分析方法来构筑对关键变量和最优目标的理解。在项目成员选择工作中引入六西格玛,就是要求在进行绩效考核时,要以事实和数据为出发点,尽量使考核标准量化。
  4、结论
  人力资源在项目管理中与进度、成本预算和质量管理一样重要,人力因素在项目管理中的其他三条标准之间架起协同一致的桥梁,人力资源管理可以保证低成本、快速度和高质量地完成项目。项目管理中的人力资源管理把人力当作完成项目的一个核心因素,将六西格玛管理引入项目成员的选择中,对于提高项目团队的质量,会起到重要的作用。
 




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