一、目的
实行办公室7s管理是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段,能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良,给老师营造一个整洁、舒适的工作环境,使团队形象提升到一个新层次,可以极大地提高全体老师的士气。
二、范围
适用于学校全体老师。
三、成立办公室7S管理推行组织
领导办公室统一管理办公楼办公室7S的推动工作,成立由各部门负责人组成的办公室7S管理小组,该小组有权对各部门7S开展情况进行指导、监督、检查。各部门领导应负责组织各自部门人员参加的7S管理活动,做好本部门的7S管理工作。
四、划分责任区
办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的7S工作。每个办公室都有规定的负责区域
五、有效推行办公室管理的方法
1、黄牌作战:目的是改善,方法是:贴黄牌,整改合格后,由推行部门揭掉。要点:对事不对人,执行时要像魔鬼一样,对做得不好的及时贴上黄牌。
2、摄影对比:是对现场情况整改前后的对照。目的是促进改进。
3、推出典型:对做得好的办公室作为典型推出来。
4、安排规范化:责任人和执行人的安排都要规范化,便于明确责任,形成长效机制。
5、地物明朗化:每个办公室所负责的区域,每个办公室的公共财产都有明确的数据。
六、办公室7S管理的内容及要求
(一)、整理内容及要求
内容:对办公室物品进行分类处理,区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。
要求:
1、每月对自己负责的文件(包括电子文档)进行整理,将确定无效的文件全部销毁,无用的电子文档全部删除。将自己整理好的科室资料统一打包,定期发给科室资料管理员,进行统一的归纳整理。
2、妥善保管各科室的机密文件,不得随意丢、放,重要电子文件要加设密码保护,防止丢失和泄露。
3、各部门管辖的物品、设备等要保持整洁、干净、摆放整齐、规范,并每半年进行一次盘点,该保存的做好分类保存,该报废的报相关部门进行报废处理。
4、物品分类:
(1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等。
(2)空间:柜架、桌椅等。
(3)物品:个人用品、装饰品。
七、整顿内容及要求
内容:对非必要物品果断丢弃,对必要物品要妥善保存,使办公现场秩序昂然、井井有条;并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么,即刻便能拿到,有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱现象。
1、普通办公桌
(1)除公司购置的文件架(外侧)、电话机(中间)、键盘(内侧角)、水杯、绿色盆栽(靠文件架)、鼠标除外无其他物品;人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态。
(2)抽屉:办公物品的常用品:笔、钉书机、涂改液、便签本、计算器等集中放置右侧第一层抽屉内;书本类可以放置右侧第二层抽屉内;个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格等物品,可以放置第三层抽屉内;左侧有序的放置文件资料。
(3)VPS电源放在主机上靠桌内侧;有主机台的可放置台内。
2、座椅:靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半小时
以上,凳子应放在桌子下面。
3、饮水机:饮水机门用完后保持关闭,保证饮水充足,正常使用,一次性纸杯摆放整齐放置规定位置。
4、电脑线、网线、电话线等各类电线应有序的固定放置。
5、桌下不得堆积杂物。
6、报刊:阅完后必须放于报架上,不得随意乱丢乱放,阅读必须严格按照报刊的阅读流程执行。
7、储藏间:内部干净整齐、无杂物,各类材料有序摆放。
八、清扫内容及要求
内容:对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗,保持无垃圾、无脏污
要求:
各办公室负责自己的区域
1、个人区域:桌面干净、整洁、桌面下无垃圾、无杂物,并每天进行清扫。
2、办公设备:主机、电脑显示屏、电话机应保证清洁无尘土、无污渍。
3、文件资料归档
九、清洁的主要内容及要求
内容:维护清扫后的整洁状态
要求:
1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2、有文件、档案、办公用品的管理制度。
3、将各项工作责任到人。
4、将各项要求传达到人。
十、素养内容及要求
(一)素养内容:将上述四项内容切实执行、持之以恒,从而养成习惯
(二)要求:
1、钻研本职业务,努力学习,向优秀的老师多请教。
2、用普通话说话,语言文明,对家长和来客热情。
3、服从管理,团结协作,关爱他人。
4、对学生多采取积极引导,帮他们克服自身的缺点。
5、熟悉7s管理,积极参与7s管理。
6、通过集中讨论等手段,提高全体老师的主人翁精神,养成良好的习惯,并遵守规则。提高参与者的素养,是7S管理的核心。
十一、安全内容及要求
(一)安全的内容:上述一切活动,始终贯彻一个宗旨:安全第一。
(二)要求:
1、贯彻“安全第一、预防为主”的方针,在工作中,必须确保人身、设备设施的安全。
2、系统地建立防污、防火、防水、防盗、防损等保护措施。
3、对危险品应有明显的标识。
4、各安全出口的前面不能有物品堆积。
5、灭火器应在指定位置放置及处于可使用状态。
6、消火栓的前面或下面不能有物品放置。
7、经常检查电源、线路、开关、插座有否异常现象出现。
十二、加强学校办公室文化建设
为了营造良好的教师办公环境,推进我校教师办公室文化建设,丰富办公室文化内涵,现对各办公室的布置要求如下:1、摆放有序:保持办公室整洁,物品摆放有序,墙面张贴整齐,无乱贴乱挂。
2、可利用室内墙壁、办公桌面等空间开展艺术布置。给老师一个温馨、舒适、幽雅、干净、文明的办公场所。
在墙壁上展现我们的风采:
根据专业特色布置我们的墙壁:
我们的规章制度:
我们的人生格言:
不一样的风格,不一样的特色:
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