为什么5S是必要的呢?这听起来是一个很简单的问题，但要回答出来却很难。
　　内容重点三：“理解“5S的七大效果”、“过“零索赔”提高信誉”、“不要认为5S简单就不加以重视”。
　　重点1理解“5S的七大效果”
　　为什么5S是必要的呢?这听起来是一个很简单的问题，但要回答出来却很难。生产率怎么样，质量怎么样，交付期怎么样，解释了一大堆，也不一定能够解释清楚。并且哆嗦的解释也会让人产生反感，那我们就回答说:“所有的人都要洗澡吧，它们是同一个道理。”而且我们还要反问:“你为什么要洗澡呢?”这样就轮到对方难以回答问题了，于是他们就似懂非懂地接受了。
　　即使不把5S挂在嘴边，人们也会在不知不觉中进行5S运动。洗澡、刷牙、洗手、洗脸等等都属于清扫方面的5S活动;手帕、钱包、包装纸的摆放位置是典型的整理整顿方面的5S活动。
　　与此相反，在公司、生产一线和事务所，却几乎见不到5S的迹象。也许正是因为看不到5S的影子吧，才会随处见到胡乱张贴的“整理整顿”的标语。
　　甚至“整理整顿”都已经变成了口号。但是实际上推行整理整顿的地方微乎其微。几乎所有公司的5S都只是停留在口头上，即使进行整理整顿，也只是简单地把东西或直角、或水平、或垂直、或平行地重新摆一摆，然后就说:“啊，已经整理过了。”这样做只不过是把物品摆放得整齐一点而已。虽然整理整顿这些词语我们每天都能听到，实际上懂得其真正意义并付诸实践的公司少之又少。
　　关于彻底地推行5S究竟能够带来什么样的间接效果和直接效果，我们在此总结出了5S的七大效果。
　　效果1零更换→品种多样化
　　在当今这个社会，只从事一项工作的人很少，大多数人都同时从事着几项工作。同样，在制造工厂，我们很少听说同一种产品一直以来都只生产一种颜色，一个种类。现实情况要求我们必须实行品种多样化，否则，企业将难以生存下去。
　　在这种情况下，我们通过对资料和必要信息的整理来避免查找时的无用功。并且通过彻底地整理、整顿，建立一个即使是新调来的职员也能马上了如指掌的工作环境。在生产一线，如果整理好了更换零件时必须要用到的工具，那么临时员工或者是打工人员也能够立刻找到工具，进行更换。
　　效果2零库存→问题表面化
　　下面是不要出现库存的理由。
　　库存使利息负担增大，造成搬运、转移的无用功，还会导致多余的管理、劣质产品的出现、材料和零件的浪费以及能源的浪费，并且还占用空间等。这些确实都是存在的问题。
　　特别是在经营困难的时候。利息负担会成为企业的重负，这是一个不争的事实。
　　但是在经营并不困难，资金有些宽裕的情况下是不是就允许库存的出现呢?答案是否定的。上面所举出的一些证明不应该出现库存的理由，还不是真正的理由，只是表面的理由。
　　不应该出现库存的真正理由在于，库存可以隐藏公司里存在的所有问题，而被隐藏起来的问题才是公司的真正问题。
　　如果要列举公司的真正问题，那可真是举不胜举。比如，不能很好地应付计划的变更，劣质产品数量过多，设备故障频繁发生，不能很好地进行零件更换，设备布局不合理，大型的设备过于集中，生产工序之间不平衡，零件短缺成为家常便饭，工作人员出勤率不稳定，等等。
　　库存有使公司问题潜在化而不至于引起大规模混乱的机能。如果库存成为一种习惯，这些问题就会一直潜藏在公司里，成为一种“慢性病”，直到公司维持不下去。所以我们有必要通过整理的手段，对万恶之源的库存进行清理。清理出需要的东西和不需要的东西，防止库存物品过剩，也防止仓库过多，使问题表面化。
　　效果3零无用功→消减成本
　　公司是盛产无用功的地方，“打电话时间长的工作人员，资料过多的工作人员都不能把工作干好”，这句话确实很有道理。
　　打电话时间长，就是没有整理、整顿好自己语言的最好证据。
　　还有，拥有文件和资料过多的工作人员除了有很多必要资料以外，还有很多不必要的资料，这就属于没有整理整顿好文件或资料。整理不好自己的语言和文件资料的工作人员是干不好工作的。也就是说他的无用功做得太多了。这种现象不局限于某些人，生产一线和事务所都一样。半成品库存和成品库存过多没有用；文件、资料和票据过多没有用。货架手推车等搬
　　运工具过多没有用；圆珠笔、字笔、订书机等文具过多也没有用；不必要的空间、设备没用；查找、躲闪、回避等多余工作没有用；拿、放、数、搬运、移动等动作中会产生无用功。
　　效果4零劣质产品→保证产品质量
　　拿错了摆放得杂乱无章的资料，看错了更改过的资料之类的错误也是经常发生的。
　　在生产一线还可能由于没有规定放置区或者是没有标明记号，致使出现零件组装错误或安装错误，制造出劣质产品。
　　还有，由于刀具的摆放无序也可能生产出劣质产品。在脏、乱、差的工厂里由于操作错误。生产出劣质产品是不足为奇的。如果我们在规定的地点摆放规定的东西，并且按规定取出东西使用，很多错误应该都可以避免。
　　效果5零故障→保证生产
　　现在在事务所OA机器是必不可少的。复印机如果有一台出现了故障，那么过了一会儿，等待复印的资料就会堆积如山，而修理人员就要汗流侠背地对其进行修理。
　　虽然修理人员会警告说:“出现故障的原因是机器摆放的地方太热了，能不能换一个地方呢?”这时却有人回应到:“我们这儿地方太狭窄了，只有这里才能放得下。”机器仍旧被摆在复印纸、文件堆成山，落满灰尘的一个角落。
　　另外，在生产车间，每天都要对机器设备进行清扫和擦拭，并了解机器或设备每天的运作情况。在清扫的时候，要兼顾每天的保养工作。
　　这样，以确保机器设备能够随时使用。垃圾、污垢、灰尘都会缩短机械或设备的使用寿命。必须每天进行检查、修整，防故障于未然，从而保证正常工作。
　　效果6零停滞→缩短交付期
　　拥有过多资料的人会把现在工作必需的资料和不必需的资料混在一起。当然，他所承担的工作任务也会混杂在一起而弄不清楚每一项的交付期。
　　这种情况下工作人员大多是受到催促之后才开始进行某一项工作。可以想像之后的工作情况：为了从资料堆中查找出所需要的资料，他要频繁地、反复地翻找。这样工作至少要多花2到3倍的时间。
　　因此，要通过整理把现在工作不需要的东西拿离办公桌。要把每项工作需要的资料整顿好，省掉查找的时间。并且清楚地标明工作交付期。
　　效果7零灾害→安全第一
　　因为没有画清标志线，工作人员和突然行驶而来的铲车相撞；机器突然停止工作，工作人员心中奇怪“怎么了”，但手刚伸过去，就被重新启动的机器夹住了手指，高高堆积的货物突然倒下来。工作人员没有戴安全相却站在起重机吊起的货物下面；在压力机没有打开安全阀门时就开始工作……
　　没有推行5S的工厂是不能保证安全的。在宜传安全第一之前，首先要推行5S。如果防火器材被安装在容易找到的固定地点，紧急通道能够保证畅通，即使像非人为因素造成的地震、火灾等灾害来临的时候，也能够迅速应对。
　　重点2通过“零索赔”提高信誉
　　彻底而细致地实行5S的公司，能取得显著效果，无劣质产品，无耽误交货期现象，也就不会有客户索赔现象发生。
　　当客户来公司或工厂时，如果看到工作场所杂乱无章，是愿意和他们做交易呢，还是会和一个经过细致地整理、整顿，秩序井然，能确保安全，生产状况一目了然的工厂进行交易呢?显然，后者的可能性会大一些。
　　重点3不要认为5S简单就不加以重视
　　之前，很多公司曾推行过提案制度、QC小组活动、TQC(TQC:TotalQualityControl的省略。全面质黄管理。)等各种形式的活动。每一项活动都是作为公司全体职员都必须参加的、公司性的活动而展开的。
　　但是5S很难作为公司性的活动推行。这是由于它并不是什么新技术，而是早就听惯了的“整理、整顿”。认为现在没必要讲这些的大有人在，他们怎么也不能尽自己的全力去推行。人们容易这样认为：“不就是5S什么的吗?”
　　因此，在推行5S的过程中，很少有领导带头行动的。
　　领导只会认为，“总务科长如果带头推行，就会马上把5S什么的给搞定”，周围的人也会轻视5S，认为“5S什么的不用领导亲自出马也能行”。
　　即使开始推行5S，也只是收拾表面上能够看得见的地方，把走廊和墙壁刷上涂料。只是对表面稍微进行一下清扫，脏乱不堪的公司也会略有改观。领导看到了就会大加赞扬：“干得好。”
　　之后5S就一点进步也没有。其实不但没有进步，还完全停止下来。有的公司，开始出现了没有用的物品、设备，地板也出现了脏的痕迹。不知不觉中、仅仅一个月左右就会完全恢复到原来的那个脏乱环境。
　　如此这般反复几次，领导和周围的人都会开始感到“推行5S真难啊”，他们重新意识到了掌握5S方法、推行5S是有难度的。就是这个看似简单的5S，却是个很难推行的5S。