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办公室5S的意义
公司的办公地点和接待场所,作为外部客人到访所接触的公司的第一个窗口,在维持本公司的形象与地位方面起着不可忽视的作用。因此,做好办公室的5S工作,营造一个干净、整洁和亮丽的办公环境就显得尤为重要。
办公室是全体管理人员和职员办公的中心,直接关系到公司的日常运作和正常的运行,因此,全面提高人员的工作效率和办事能力也十分重要,所以要做好以上工作也应该从5S做起。
2、办公室5S的内容
一、时间损失的改善
减少处理问题的时间
对于问题的处理,应该尽量快速、正确和准确,避免把问题拖的太长而造成更大的损失。
减少处理文件、找寻文件的时间
对于文件和资料的分类和摆放,最大的原则应该是便于拿取和查询。
减少会议的开会时长和会议次数
会议的召集者在要筹划一个会议的进行时,应该首先确定会议的议题,并再次确认有无必要召开此次会议。当会议开始后,应该尽量避免废话和过多的发言和论述,应该本着长话短说的原则缩短会议时间,以免浪费其它会议参加者的时间。
二、工作效率的改善
减少报表、报告之文书的错误。
减少报表、报告之文书的缺漏。
三、物流损失的改善
清除不必要的文件和资料。
加快问题的处理速度。
办公用具的规范和共同化及削减。
四、教养的形成
遵守办公室的纪律。
良好的语言和礼仪。
坐立端正而有教养。
接待、电话、态度文明礼貌。
3办公室5S的检查项目
第一节整理
区分“要”与“不要”的物品,并将不要的物品清除。
第二节整顿
将必要物品定位、定量放置好,便于拿取和放回,排除“寻找”的浪费。
第三节清扫
彻底清理场所的垃圾、污垢、异物,使其干净及容易显现问题点,清扫即点检。
第四节清洁
重复做好整理、整顿、清扫,形成制度化、规范化,包含伤害防止对策及成果的维持。
第五节素养
遵守规定的事项,并养成习惯。
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