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5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养五个项目,因5S在日本最先提出,这五个项目的日文单词拼音的首字母均为S,故称5S。其中整理是实施5S的第一步,自然也是基础。假若第一步都无法好好完成的话,将会影响接下来的管理。
办公室5S整理
整理的定义:区分有用与无用物品,将无用物品清除掉。
整理的目的:腾出空间,防止误用。
(一)5S整理-要有决心
工作场所摆放无用的物品通常是由于舍不得扔掉,担心将来某个时候或许还会用到。其实,摆放无用物品所造成的浪费要远大于它们潜在的利用价值。摆放无用物品会造成以下浪费:
•占用场地。如果任凭无用物品摆放,多大的场地都会不够用的。
•增加了寻找、搬送物品的困难,浪费时间,缺乏效率。
•增加了管理难度。
因此,无用物品要断然加以处理,这是实施5S的第一步。
对无用物品加以处理时基于对物品利用价值的正确判断。这里强调的是物品的利用价值,而不是当初购买物品的费用。一件物品不管当初购买时的花费怎样,只要现在没有利用价值,并且在可预见的将来也不会有明确的用途,就应该下决心将其加以处理。
对文件的管理也是基于同样的原则,无用的文件要下决心废弃掉。保留过多的文件将给查阅带来困难,影响工作效率。一个概略的判断方法是半年都不看一次的文件就可以认为可能是无用的文件,可考虑将其废弃。
(二)5S整理-建立一套物品废弃的程序
建立物品废弃程序是为了给整理工作的实施提供制度上的支持。工作场所的许多无用物品,尤其是大件物品,长期放置就是因为缺乏这样的处理程序。有些物品,虽然大家都认为是无用的,应该废弃,但却不知道该如何废弃,只好任其摆放。建立物品废弃程序就是制定标准,明确物品废弃的提出、审查、批准和处理办法。一般说来,物品废弃程序如下:
(1)物品所有部门提出申请。
(2)技术或主管部门确认物品的再利用价值。
(3)财务部门确认。
(4)高层负责人对废弃处理的认可。
(5)由指定部门实施废弃处理。
(6)属固定资产,由财务部门做账面处理。
(三)5S整理-制定无用物品的判定标准
通过物品废弃程序进行处理的通常是较大的和有较高价值的物品,大多数情况下,现场员工应能自主判断一件物品是有用还是无用,无用的立即废弃。这就需要制定判定标准,做到有章可循,便于员工操作。
6S咨询公司总结:5S管理不是一蹴而就的,从第一步5S整理开始,就需要员工及公司同心协力,积极参与到5S实施过程中来。才会帮助公司更好的成长,创造更佳的工作环境。
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